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Assistenz: 62 Jobs in Edigheim

Berufsfeld
  • Assistenz
Branche
  • Gesundheit & Soziale Dienste 8
  • Hotel 8
  • Gastronomie & Catering 8
  • Sonstige Dienstleistungen 7
  • Immobilien 5
  • Recht 4
  • Chemie- und Erdölverarbeitende Industrie 4
  • Unternehmensberatg. 4
  • Wirtschaftsprüfg. 4
  • Verkauf und Handel 3
  • Bildung & Training 3
  • Transport & Logistik 3
  • Groß- & Einzelhandel 3
  • Baugewerbe/-Industrie 2
  • Elektrotechnik 2
  • Energie- und Wasserversorgung & Entsorgung 2
  • Feinmechanik & Optik 2
  • Personaldienstleistungen 2
  • Agentur 1
  • Handwerk 1
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Berufserfahrung
  • Mit Berufserfahrung 59
  • Ohne Berufserfahrung 33
  • Mit Personalverantwortung 1
Arbeitszeit
  • Vollzeit 51
  • Teilzeit 13
  • Home Office 1
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 51
  • Befristeter Vertrag 8
  • Arbeitnehmerüberlassung 1
  • Ausbildung, Studium 1
  • Praktikum 1
Assistenz

Personal Assistant to CEO (m/f/d)

Sa. 10.04.2021
Heidelberg
The Cultivated B. is a highly innovative, research-driven company aiming at reinventing the food industry from within to serve next generations with a particular focus on sustainability and animal welfare. The Cultivated B. is a subsidiary of a leading German food manufacturer. We are based in the idyllic Heidelberg-Karlsruhe region, while being scientifically connected with world-renown research institutions and universities. Our interdisciplinary and international team consists of biotechnologists, chemists, physicists, computer scientists and food and process engineers. It is of outmost importance for us to build a high-performing team of outstanding scientists and engineers to converge knowledge of creative minds into world-shaping actions. To accomplish this, a modern, supportive and family-friendly environment for optimal work-life balance is created where each team member will embrace her / his full personal potential. At the Cultivated B, we don’t just accept difference — we celebrate it, we support it, and we thrive on it for the benefit of our employees, our products, and our community. TCB is proud to be an equal opportunity workplace and we are committed to creating an inclusive environment for all employees. Organisational support of the CEO / CSO in all matters Competent, confidential contact person for all business partners Carrying out all secretarial tasks and handling correspondence Preparation of reports, minutes and presentations Organisation and planning of meetings and business trips Assumption of other independent clerical and project tasks after successful induction Completed studies in economics or in a comparable field of study or completed vocational training with subsequent further training At least 10 years of professional experience in a comparable position Very good knowledge of MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint) Well-groomed appearance, friendly and confident manner and good interpersonal skills Flexibility, initiative, creative drive, willingness to work hard Highly collaborative mindset Ability to thrive in a fast-paced dynamic environment, both virtual and in-person and flexibility to adapt within a developing company Excellent English and German communication and presentation skills, written and oral Permanent position An above average salary plus performance-related bonuses Flexible working hours A caring culture with strong emphasis on team performance and personal development Modern amenities like 24/7 catering, mobility solutions designed for personal needs (public transport covered) Work in an international and interdisciplinary team of leading scientist on one of the central challenges of our time: Securing world food supply in the future 30 days of paid holidays per year
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Empfangsmitarbeiter (m/f/d) Kundenbetreuer in Vollzeit

Sa. 10.04.2021
Heidelberg
In mehr als 3.500 Standorten in 120 Ländern und über 900 Städten weltweit können Geschäftspartner und Unternehmen aus allen Branchen in unseren Businesscentern arbeiten - wo, wie oder wann immer sie möchten. In Deutschland betreibt Regus über 125 Business Center in 25 Städten (www.regus.de ).    Regus verändert die Art zu arbeiten – mit über einer Millionen Kunden, Tendenz steigend, bauen wir diesen Sektor in Deutschland und weltweit weiter aus. Wir helfen Unternehmen dabei sich an die schnellen Veränderungen der Arbeitswelt anzupassen. Sei es für mobile Arbeitsweisen, globales Wachstum und flexible Arbeitsmethoden, Regus hilft und unterstützt Unternehmen die Herausforderungen zu meistern.Anstellungsart: Vollzeit Empfang von Kunden und Gästen Kundenbetreuung und Sicherstellen eines erstklassigen Services sowie einer hohen Kundenzufriedenheit Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Organisation/ Koordination von Veranstaltungen und Events Administrative und operative Unterstützung unserer Kunden Bearbeitung der täglichen Kundenanfragen Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung Kaufmännische Kenntnisse von Vorteil Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift Sehr gute Umgangsformen und ein gepflegtes äußeres Erscheinungsbild Eine organisationsstarke und zuverlässige Persönlichkeit Starke Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Handeln Spaß daran im Team zu arbeiten Eine abwechslungsreiche Position in einem internationalen Unternehmen, bei der Du Deine Erfahrungen einbringen und Dich weiterentwickeln kannst! Als stetig expandierende Firma bieten wir Dir einen sicheren Arbeitsplatz, sowie kollegiale und kompetente Unterstützung des gesamten Teams! Außerdem beteiligen wir alle Mitarbeiter am Unternehmenserfolg!
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Teamassistent / Administrative Assistant (w/m/d)

Sa. 10.04.2021
Mannheim
Seit 1866 gilt unsere Leidenschaft der Technik und der Sicherheit. Innovationen beeinflussen unser Leben in vielfältiger Weise. Für die Sicherheit von Menschen und der Gesellschaft setzen wir uns jeden Tag aufs Neue ein und schaffen Vertrauen in neue Technologien. Wir sind Teil des Fortschritts. Wir beraten, wir prüfen, wir zertifizieren. Wir handeln aus Überzeugung, gestalten schon heute die Welt von morgen – setzen Zeichen. Wir nehmen die Zukunft in die Hand. Wir sind TÜV SÜD – 25.000 Mitarbeiter an weltweit 1.000 Standorten. Die Experten der TÜV SÜD Energietechnik GmbH Baden-Württemberg erbringen Beratungs-, Begutachtungs- und Prüfleistungen in Bezug auf kerntechnische Anlagen, Einrichtungen, Komponenten, Verfahren und Prozesse. Wenn Sie die Zukunft mit uns gestalten wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Allgemeine administrative Unterstützung unserer Hauptabteilungen am Standort Mannheim Organisatorische Aufgaben im operativen Tagesgeschäft: Bearbeitung und Koordination des Schriftverkehrs inklusive Ablage, administrative Unterstützung der Projektleiter sowie weitere projektspezifische Tätigkeiten Teamunterstützung in allgemeinen Sekretariatsaufgaben für die Hauptabteilungen: Prüfung und Bearbeitung der Wochenberichte (SAP-basiert), Reisemanagement, Koordination des Bereitschaftsdienstes, Organisation von Besprechungen, Telefondienst Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Statistiken Vertretung des Hauptabteilungs- und Geschäftsleitungssekretariats Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Routinierter Umgang mit den MS Office-Anwendungen, SAP-Kenntnisse von Vorteil Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Flexibilität, Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke Service- und Dienstleistungsorientierung sowie absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen und netten Team mit flachen Hierarchien in einem weltweit tätigen Unternehmen. Profitieren Sie zudem von anderen attraktiven Vorteilen, wie beispielsweise einer leistungsgerechten Vergütung, einer hohen Arbeitsplatzsicherheit, qualifikationsgerechten Weiterbildungsmöglichkeiten und einem flexiblen, familienfreundlichen Arbeitszeitmodell (Gleitzeit, mobiles Arbeiten). Der besseren Verständlichkeit halber verwenden wir durchgängig – grammatikalisch – männliche Bezeichnungen, adressieren dabei aber Personen aller Geschlechter gleichermaßen. Themen wie die berufliche Gleichstellung aller Menschen haben bei TÜV SÜD einen hohen Stellenwert.
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Projektassistenz (m/w/d) für Kundenmanagement

Fr. 09.04.2021
Heppenheim (Bergstraße)
OMS ist ein professioneller Dienstleister für Warenbestands- und Sicherheitsprüfungen im europäischen Raum. Das Unternehmen wurde im Jahr 2002 gegründet und entwickelte sich schnell zu einem kompetenten Partner im Bereich der Prüfung von Betriebsmitteln, Maschinen und Anlagen. Viele namhafte Unternehmen aus der Industrie, dem Einzelhandel und dem Dienstleistungssektor setzen heute in diesen Bereichen auf die Kompetenz von OMS. Das Unternehmen wächst seit Firmenstart jährlich weit überdurchschnittlich. Deshalb werden ständig neue Mitarbeiter gesucht, die Teil der Erfolgsgeschichte werden möchten. Danke für Ihr Interesse! Sie kommunizieren gerne mit Kunden und Kollegen und arbeiten gerne im Team. Sorgfältiges und strukturiertes Arbeiten ist Ihnen wichtig und Sie sind ein absolutes Organisationstalent. Sie übernehmen Organisationsaufgaben im Projektmanagement und entlasten das Team mit dem Erstellen von Anschreiben, Tabellen und Emails Sie sind im Niederlassungsbüro der erste Kontakt für eingehende Anrufe Sie übernehmen Verantwortung für überregionale Projekte und koordinieren diese Sie bereiten Ausschreibungen für den Vertrieb vor Sie überprüfen neue Kundenaufträge Sie sind die Schnittstelle zwischen Vertrieb, Kunden und Kollegen Sie sind ein Organisationstalent und sind verantwortungsbewusst Sie bringen Servicedenken mit und arbeiten gerne mit Kunden und Kollegen Sie arbeiten zuverlässig und genau Sie haben sehr gute Kenntnisse mit dem MS-Office Paket Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares Ein motiviertes, humorvolles Team Einen Great Place to Work® Umfassende und intensive Einarbeitung mit Schulungen und Online-Trainings Betriebliche Altersvorsorge / Vermögenswirksame Leistungen Corporate Benefits Moderne Büroräume und Ausstattung 24-Stunden-Unfallversicherung auch für private Unfälle Jeden Tag kostenlos frisches Obst aus der Region und guten Kaffee 30 Tage Urlaub 
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Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit

Fr. 09.04.2021
Weinheim (Bergstraße)
Für unseren Standort Weinheim suchen wir eine/n Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit Unimatec ist Hersteller von Hochleistungs-Synthesekautschuken und Fluorierten Spezialchemikalien. Mit Standorten in Japan und Singapore sowie Vertriebsbüros in Europa, USA, China und Singapore versorgen wir unsere Kunden global mit unseren Waren und Dienstleistungen rund ums Produkt.  Im Rahmen einer Elternzeitvertretung, zunächst befristet bis November 2022, suchen wir Sie, als Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (20 Wochenstunden). Allgemeine Sekretariats- und Assistenzarbeiten Erledigung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz Reiseplanung und –organisation, Reisekostenabrechnung Unterstützung des Geschäftsführers Büromanagement wie bspw. Empfang der Besucher, Postbearbeitung, Materialverwaltung Pflege der Zeitwirtschaft in SAP Erfolgreich abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind obligatorisch Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, Lotus-Notes sowie SAP (Zeitwirtschaft) sind wünschenswert Organisationstalent, strukturiertes und selbständiges Arbeiten Einsatzbereitschaft, Teamgeist und eine Hands-on-Mentalität
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Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Fr. 09.04.2021
Mannheim
Die TREUREAL Property Management GmbH bewirtschaftet deutschlandweit Wohn- und Gewerbeimmobilien für private und institutionelle Auftraggeber. Standort Mannheim Kurze Stellenbeschreibung Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Mannheim suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine Kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Vollzeit.Sie managen das BackOffice des Immobilienverwalters. allgemeine Assistenztätigkeiten, wie das Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost, Terminmanagement sowie Ablage, Aktenanlage und Führen der Wiedervorlage Erledigung sämtlichen Schriftverkehrs Annahme und Weiterleitung von Telefonaten Kontaktpflege zu Mietern weitere interessante Aufgaben nach Vorgabe abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet wünschenswert gute Kommunikationsfähigkeiten selbstständiges, kundenorientiertes Arbeiten Engagement und Organisationstalent sehr gute MS-Office-Kenntnisse PKW Führerschein Unsere Mitarbeiter leisten viel und das wissen wir zu schätzen. Mit einem attraktiven Paket an Leistungen geben wir gern etwas zurück. unbefristetes Arbeitsverhältnis mit interessantem Aufgabengebiet angenehmes Arbeitsklima, motivierte Teams und flache Hierarchien flexible Arbeitszeiten auf Basis von Vertrauensarbeitszeit vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge attraktive berufliche Perspektiven und Weiterbildungsangebote echte Teamarbeit, offene Türen und hilfsbereite Kollegen
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Management Assistenz (m/w/d) für den Vorstand

Fr. 09.04.2021
Neustadt an der Weinstraße
Die Testo ist weltweit führend im Bereich portabler und stationärer Messlösungen. In 35 Tochtergesellschaften rund um den Globus forschen, entwickeln, produzieren und vermarkten 3.200 Mitarbeiter für das High Tech Unternehmen. Wir überzeugen unsere Kunden mit hochpräzisen Messgeräten und innovativen Lösungen für das Messdatenmanagement von morgen. Produkte der Testo helfen Zeit und Ressourcen zu sparen, die Umwelt und die Gesundheit von Menschen zu schützen und die Qualität von Waren und Dienstleistungen zu steigern. Wir verbinden die Stärken eines Konzerns mit der Flexibilität eines mittelständischen Unternehmens. Gestalten Sie die Dinge mit und entwickeln Sie sich weiter. Wir sehen in Ihnen nicht nur den Mitarbeiter, sondern auch den Menschen! Management Assistenz (m/w/d) für den Vorstand (Stellen-ID: 1213)Sie haben bereits Erfahrung als Assistenz oder im Sekretariat einer Geschäftsführung gesammelt? Sie schätzen es, im Team zu arbeiten und dennoch verantwortlich und eigeninitiativ vorgehen zu können? - Dann könnte Ihnen diese Aufgabe als Assistenz (m/w/d) des Vorstands der Testo besonders liegen. Sie sorgen für:  ein effizientes Officemanagement gut geplante, reibungslos durchgeführte und sorgfältig nachbereitete bzw. protokollierte Meetings die Einhaltung von vereinbarten „Lieferterminen“ in den Reihen der direct reports einen gut informierten Vorstand durch eigenverantwortliches Informations- und Kommunikationsmanagement Entlastung des Vorstands durch Übernahme von vielfältigen operativen Themen wie Terminkoordination, die Erstellung und Aufbereitung von Statistiken und Präsentationen, Reiseplanung etc. erfolgreiche Umsetzung der an Sie übertragenen Projekte Abgeschlossenes kaufmännisches Studium Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Erfahrung im Umgang Collaboration Tools (z. B. Teams, SharePoint) Souveräne Interaktion mit internationalen Gesprächspartnern über alle Hierarchiestufen hinweg Positive, gewinnende Persönlichkeit Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Organisierte, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise Vertraulicher Umgang mit Informationen und Daten Wachsendes, sehr innovatives Unternehmen mit gutem Betriebsklima Gründliche Einarbeitung mit Mentorenprogramm Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Flexible Arbeitszeiten und leistungsgerechte Bezahlung Exklusive Benefits, z.B. im Rahmen von Sport- und Gesundheitsprogrammen Möglichkeit einer gezielten Weiterbildung und Karriereentwicklung Wachstumsstandort mit hoher Lebensqualität im Dreiländereck
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Fr. 09.04.2021
Mannheim
Im Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit unseres Auftraggebers stehen Photovoltaik-Großprojekte in Deutschland, Europa und auch weltweit. Am Unternehmenssitz in Mannheim befindet sich ein 30-köpfiges Team aus Spe­zi­alisten, Fach- und Führungskräften, das sein Handwerk versteht. Zudem zählt das Unternehmen in Australien und England weitere Mitarbeiter zum Team, die vor Ort in der Projektentwicklung in weiten Teilen autonom agieren und von der Zentrale in Deutschland kaufmännisch gesteuert werden. Das Unternehmen hat sich der Planung, Projektierung, dem Bau und der Betriebsführung von Photovoltaik-Anlagen verschrieben. Die Photovoltaik ist ein wichtiger, unverzichtbarer Bestandteil der Energiewende. Hier im Unternehmen ist jedes Teammitglied ein Teil dieser. Hier weiß jeder, dass er Gutes für die nächste Generation leistet. Dieser Weg wird konsequent weiter zielstrebig bestritten. Es herrscht keine Langeweile! Die Zeichen stehen weiter auf Aufbau der Organisation und auf Expansion, Prozessverbesserung und internationalem Teamwork. Deshalb braucht es eine organisierte und erfahrene Persönlichkeit in der Funktion alsAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Klassisches Sekretariat – Vertrauensposition – Teil- oder VollzeitDer Reiz der Aufgabe: Was halten Sie von der Arbeit in einer noch jungen Branche? Können Sie sich vorstellen, von individuellen Fachexperten der erneuerbaren Energien umgeben zu sein? Möchten Sie Ihren Teil zur Energiewende beitragen? Schaffen Sie es, den Überblick zu bewahren, auch wenn mal alles auf Sie herein zu prasseln scheint? Könnte Ihnen eine Mischung aus fachlicher Assistenzarbeit und Sekretariatsaufgaben gefallen?Dann haben wir eine spannende Position für Sie, die Sie in Teilzeit (30 Std./Woche) oder Vollzeit wahrnehmen können!Die Aufgabeninhalte: Wir suchen eine loyale und in hohem Maß vertrauensvolle Persönlichkeit für die fachlich souveräne und kompetente Betreuung, Organisation, Koordination und Ausführung aller täglich anfallenden Herausforderungen und Aufgaben im Sekretariat des Geschäftsführers. Sie begleiten den Geschäftsführer durch den Tag – die Rush-Hour ist vormittags – und steuern das Aufgabenvolumen mit. Ihre englischen Sprachkenntnisse dürfen Sie vollumfänglich ausnutzen. Sie stellen dem Geschäftsführer in der gewünschten Form (digital und analog) und im erforderlichen Umfang alle notwendigen Informationen zusammen, die das jeweilige Thema verlangt. Sie sind der Knotenpunkt und die koordinierende Schnittstelle zu den Führungskräften und Kollegen, der Holding und zu den Geschäftspartnern. Oftmals sind Sie die rechte und linke Hand des Geschäftsführers und haben Einblick in die Projekte, Geschehnisse und Planungen. Sie arbeiten selbstständig, formulieren frei und halten dem Geschäftsführer den Rücken frei.Was es braucht: Deshalb braucht es in erster Linie Vertrauen und Zuverlässigkeit, die Sie als erfahrene Assistenz mitbringen. Als Ausbildungsbasis stellen wir uns eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium – gerne mit Marketingschwerpunkt – vor. Wichtiger ist uns aber Ihre Berufserfahrung im geforderten Bereich. Der Geschäftsführer wird Ihnen vieles, den Unternehmensverbund, die Ziele, die Strategien und die geplanten Projekte betreffend, erläutern und beibringen, aber Ihren Job verstehen Sie am allerbesten und bestechen durch Können!Weil es trotz seiner Kraft geräuscharm agiert, menschlich nahbar ist und seine Ziele genau im Auge hat. Und, weil der Geschäftsführer viel von seinem Wissen transferieren kann und möchte.
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Sekretärin (m/w/d) an der Klinik für Allgemeine Psychiatrie (75 %)

Fr. 09.04.2021
Heidelberg
Das Universitätsklinikum Heidelberg ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 10.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit fast 2.000 Betten werden jährlich ca. 80.000 Patienten voll- bzw. teilstationär und 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt. Die Klinik für Allgemeine Psychiatrie sucht ab 01.05.2021 eine Sekretärin (m/w/d) Teilzeit 75 % – JobID: P0064V097 Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre, eine Entfristung wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt nach TV-UK. Organisation und Vorbereitung von Angelegenheiten in einem Oberarzt-Sekretariat Verwaltung von Personalangelegenheiten (z. B. Bewerbungen, Einstellungs-, Urlaubsanträge, Organisation von Dienstreisen) Unterstützung von Kongressorganisationen unter Einbindung externer Dienstleister Unterstützung bei der Organisation der Lehrtätigkeit Verwaltung von Personalangelegenheiten Pflege und Gestaltung von internen Datenbanken (z. B. Intranetseite) Protokollführung Arztbriefschreibung Erfahrungen in der Organisation eines Oberarztsekretariats und Kenntnisse der administrativen Abläufe des Universitätsklinikums sind von Vorteil Hohe kommunikative Fähigkeiten Sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Excel, Outlook, Word, IS-H) Organisationstalent und eine gut strukturierte Arbeitsweise Ein freundliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Vertretern unterschiedlicher Berufsgruppen Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Gute schreibtechnische Fähigkeiten Vertrautheit mit der medizinischen Terminologie Zielorientierte, individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Gezielte Einarbeitung Jobticket Möglichkeit der Kinderbetreuung (Kinderkrippe und Kindergarten) sowie Zuschuss zur Ferienbetreuung für Schulkinder Aktive Gesundheitsförderung Betriebliche Altersvorsorge Zugriff auf die Universitätsbibliothek und andere universitäre Einrichtungen (z. B. Universitätssport) Wir stehen für Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum strebt eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Qualifizierte Frauen sind daher besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen.
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Leitung des kaufmännischen Vorstandsbüros (m/w/d)

Fr. 09.04.2021
Heidelberg
Das Universitätsklinikum Heidelberg ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 10.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit fast 2.000 Betten werden jährlich ca. 80.000 Patienten voll- bzw. teilstationär und 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt. Das kaufmännische Vorstandsbüro des Universitätsklinikums Heidelberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung des kaufmännischen Vorstandsbüros (m/w/d) Vollzeit – JobID: P0022V226 Die Vergütung erfolgt nach TV-UK. Das kaufmännische Vorstandsbüro beinhaltet ein Doppelsekretariat, welches eng mit der Kaufmännischen Direktorin und stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden, der Geschäftsstelle des Klinikumsvorstandes und des Aufsichtsrats, den Referenten des Bereichs und den anderen Vorstandsekretariaten zusammenarbeitet. Sie sind Ansprechpartner für die Sekretariate der Kliniken, Institute und Geschäfts- und Zentralbereiche des Universitätsklinikums und zu allen geschäftlichen Partnern, wie etwa Ministerien, Krankenhäusern und anderen Health-Care-Einrichtungen. Koordination des kaufmännischen Vorstandsbüros Termin-, Dokumenten- und Nachverfolgungsmanagement der Themen im Büro der Kaufmännischen Direktorin Leitung von Organisationsprojekten, die in Verbindung mit dem Vorstandsbüro stehen Kontaktstelle sowohl zu den Büros von Ministerien, Ansprechpartnern der Politik und anderer Einrichtungen Inhaltliche Zusammenarbeit mit den Referenten des Vorstandsbereichs Leitung des Vorstandssekretariats im kaufm. Vorstandsbüro inkl. Mitarbeiterführung Weiterentwicklung, Neukonzeptionierung und Controlling bestehender Prozessstandards innerhalb dieses Vorstandssekretariats und in Zusammenarbeit mit Schnittstellenbereichen Anleitung und Einarbeitung von neuen Mitarbeiter*innen im Vorstandsbüro Teilnahme und Durchführung regelmäßiger Teamsitzungen Regelmäßige Abstimmungen mit dem kaufm. Vorstand Sicherstellen und Controlling einer dem Vorstandsbereich angemessenen, herausragenden Servicequalität Organisation des Sekretariats u. a. bei der Koordinierung und Nachverfolgung von Terminen und ihrer Vor- und Nachbereitung E-Mail- und Postbearbeitung, Korrespondenz und Aktivitäten-Nachverfolgung Assistenz bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten Die Stelle ist unmittelbar der Kaufmännischen Direktorin unterstellt Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische/betriebswirtschaftliche Ausbildung für Büro- und Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation Herausragende Referenzen im Büromanagement Mehrjährige Berufserfahrung und fundierte Kenntnisse im Büromanagement und Leitung/Koordination eines Vorstands-, Geschäftsführungs- oder vergleichbaren Büros Führungskompetenz und ein ausgeprägten Kooperationswille zeichnen Sie aus Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sichere SAP-Anwenderkenntnisse sowie Standardsoftware (MS Office) Serviceorientierte und sehr gut organisierte, strukturierte Arbeitsweise Teamfähigkeit, sicheres Auftreten und Durchsetzungsfähigkeit, Flexibilität und ein hohes Maß an Eigenmotivation und Belastbarkeit Guter Schriftstil und Kommunikationsfähigkeiten für unsere internen und externen Ansprechpartner Sie erwartet eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem freundlichen und kompetenten Team Zielorientierte, individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Gezielte Einarbeitung Jobticket Möglichkeit der Kinderbetreuung (Kinderkrippe und Kindergarten) sowie Zuschuss zur Ferienbetreuung für Schulkinder Aktive Gesundheitsförderung Betriebliche Altersvorsorge Zugriff auf die Universitätsbibliothek und andere universitäre Einrichtungen (z. B. Universitätssport) Wir stehen für Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum strebt eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Qualifizierte Frauen sind daher besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen.
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