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Office-Management: 42 Jobs in Heppendorf

Berufsfeld
  • Office-Management
Branche
  • Hotel 7
  • It & Internet 7
  • Sonstige Dienstleistungen 7
  • Gastronomie & Catering 7
  • Wirtschaftsprüfg. 5
  • Unternehmensberatg. 5
  • Recht 5
  • Öffentlicher Dienst & Verbände 3
  • Verkauf und Handel 2
  • Energie- und Wasserversorgung & Entsorgung 2
  • Groß- & Einzelhandel 2
  • Konsumgüter/Gebrauchsgüter 2
  • Immobilien 2
  • Banken 1
  • Bekleidung & Lederwaren 1
  • Bildung & Training 1
  • Chemie- und Erdölverarbeitende Industrie 1
  • Finanzdienstleister 1
  • Gesundheit & Soziale Dienste 1
  • Textilien 1
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Berufserfahrung
  • Mit Berufserfahrung 31
  • Ohne Berufserfahrung 25
  • Mit Personalverantwortung 1
Arbeitszeit
  • Vollzeit 27
  • Teilzeit 10
  • Home Office 3
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 29
  • Ausbildung, Studium 7
  • Befristeter Vertrag 3
  • Studentenjobs, Werkstudent 3
Office-Management

Mitarbeiter (m/w/d) für die Patientenaufnahme

Sa. 10.04.2021
Köln
Mehr als 7.800 Mitarbeiter in über 40 Einrichtungen der Stiftung der Cellitinnen zur hl. Maria verfolgen dieses Ziel – Tag für Tag. Als ein modernes Gesundheits- und Pflegeunternehmen stellen wir uns in den Dienst von Menschen, die krank, verletzt und pflegebedürftig sind. Exzellente Medizin und menschlich zugewandte Pflege auf Basis einer christlichen Wertekultur bilden den Anspruch, an dem wir uns fortlaufend messen lassen wollen. Ergänzen Sie uns! Unsere Haus: Standort Köln-Longerich Krankenhaus der Regelversorgung ca. 17.000 stationäre und 38.000 ambulante Patienten ca. 1.000 Mitarbeiter Fachabteilungen des Heilig Geist-Krankenhaus: Anästhesie, Intensivmedizin und Schmerztherapie, Allgemein-, Viszeral- und Unfallchirurgie, Gynäkologie und Geburtshilfe, Innere Medizin, Neurologie, Radiologie, Urologie Anstellungsart: Vollzeitadministrative Aufnahme ambulanter und stationärer Patienten auch in der Notfallambulanz inkl. Vertragsabschlüsse Kostensicherung mit den Krankenkassen Kassenführung (Krankenhaustagegeld) Überprüfung von Kostenträgerlisten sowie Fallkorrekturen Ausfertigung Geburtsanzeigen, Meldung Standesamt Teilnahme am Schichtdienst sowie Dienste am Wochenende und an Feiertagen Kenntnisse des GKV- und PKV-Systems Erfahrung im Patientenservice Kenntnisse der Medizinischen Nomenklatur wünschenswert Kenntnisse im Krankenhausinformationssystem ORBIS NICE wünschenswert Zuverlässigkeit und Engagement Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung Belastbarkeit Teamfähigkeit ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet eine Vergütung, die der Verantwortung entspricht (AVR) eine Alterszusatzversorgung (KZVK) interessante Sozialleistun­gen (z.B. Betriebskindergarten) BusinessBike-Leasing
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Empfangskraft (m/w/d)

Sa. 10.04.2021
Köln
Als Komplett-Dienstleister im Bereich Facility Services sichern wir den optimalen Betrieb von Gebäuden und Anlagen. Wir bieten modulare Leistungspakete von Service und Wartung über Instandhaltung bis hin zur Bewirtschaftung komplexer Liegenschaften. Für unsere Multi-Site-Kunden arbeiten wir als überregionaler oder auch internationaler Facility-Management-Partner.Zur Verstärkung unseres Teams in Köln suchen wir zunächst befristet auf zwei Jahre eine Empfangskraft für den Bereich Facility Solutions.  Empfang von Geschäftspartnern und Kunden Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter und Lieferanten Annahme und gezielte Weitervermittlung telefonischer Anfragen Selbstständige Erledigung des Postein- und -ausgangs Koordination und Organisation von Kuriersendungen Organisation und Verwaltung der Konferenzräume Verwaltung und Bestellung von Büromaterial Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Hotelfach/ in der Gastronomie  Erste Erfahrung im Empfangsbereich wünschenswert Sicherer Umgang mit den gängigen EDV-Systemen (MS Office, Outlook)  Gute Englischkenntnisse  Ein freundliches, offenes und gepflegtes Auftreten sowie eine kommunikative und hilfsbereite Art  Akademie Altersvorsorge Corporate-Benefits Perspektiven Firmenfeiern Flexible-Arbeitszeiten Gestaltungsfreiheit Hohe-Sicherheitsstandards Internationalität Spannende-Projekte Teamgeist Attraktive-Vergütung
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Office Manager/Teamassistenz (w/m/divers)

Fr. 09.04.2021
Köln
Wir sind ein junges dynamisches Unternehmen mit einem kleinen Team aus kreativen, offenen und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und bieten unseren Kunden innovative Dienstleistungen rund um das Thema Datenschutz und Legal Tech. Teamwork, Humor und ein fairer Umgang miteinander sind für uns genauso selbstverständlich wie Transparenz und Ehrlichkeit im Team und gegenüber unseren Kunden sowie ein kontinuierlicher Wissensaufbau rund um Innovations- und Digitalisierungsthemen der Legal Branche. Unser Solutions Team begleitet die digitale Transformation der Kanzlei Osborne Clarke durch die Entwicklung und Einführung diverser digitaler Prozesse und Anwendungen. Unsere Kunden unterstützen wir bei der digitalen Transformation ihrer eigenen Rechtsprozesse und bieten u. a. Lösungen in den Bereichen der Dokumentenautomatisierung, juristisches Projektmanagement und Asset Management sowie reine Datenvisualisierungen und eigenständige Self-Service-Plattformen an. Unser Datenschutzteam unterstützt unsere Kunden als externer DSB und stellt sicher, dass sie auch auf diesem Gebiet stets bestens beraten sind. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zur Verstärkung unseres Teams in Köln einen Office Manager/Teamassistenz (w/m/divers) die Mitglieder unserer Teams professionell unterstützen einen tiefen Einblick in die organisatorischen Abläufe eines Unternehmens erhalten und mitgestalten uns bei der Verwaltung unserer Mitarbeiter in entsprechenden Systemen unterstützen beim Team- und Kundenmanagement aktiv unterstützen Akten, Vertrags- und Dokumentenverwaltung sowie Abrechnungen organisieren eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation während Deiner Ausbildung oder in Deiner bisherigen Berufspraxis bereits gesammelte Kenntnisse und Erfahrungen in den genannten Aufgabengebieten Interesse an den Prozessen und Abläufen innerhalb eines Unternehmens sehr gute Kenntnisse in Standard-Anwendungen, z. B. MS Office kommunikative Fähigkeiten, Kundenorientierung sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten jede Menge Organisationstalent ein hohes Maß an Genauigkeit, Sorgfalt, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit sehr gute Englischkenntnisse eine selbstständige, proaktive und gewissenhafte Arbeitsweise eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit die Chance, in einem wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen die Förderung und Unterstützung Deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung eine tolle Arbeitsatmosphäre und einen phantastischen Blick über die Stadt
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Office Coordinator (m/w/d) 30h - Head Office Köln

Fr. 09.04.2021
Köln
"We're not here to sell you beauty; we are here to make you feel good." Raymond Cloosterman, CEO Rituals. Wir sind eine globale Marke, die im Jahr 2000 in Amsterdam, Niederlande, gegründet wurde. Unser Ziel ist es, nachhaltig zu wachsen und die weltweit führende Luxusmarke für Kosmetik zu werden und zu bleiben. Heute hat Rituals über 730 Stores in über 29 Ländern – von Europa, Asien über den Nahen Osten bis hin zu Nord- und Südamerika – mit dem Ziel nachhaltig weiterzuwachsen. Als Teil unserer Rituals Familie, erlebst du eine einzigartige Kultur und einen starken Unternehmergeist, die dich deinen eigenen, bedeutungsvollen Karriereweg gestalten lassen. Das Wohl unserer Mitarbeiter liegt uns sehr am Herzen – ebenso wie jenes unseres Planeten. Indem wir uns leidenschaftlich um beide kümmern, glauben wir, dass wir den Weg zu einer nachhaltigeren Welt ebnen und geeignete Maßnahmen ergreifen können, um unseren Fußabdruck auf unserer Mutter Erde zu begrenzen. Bei Rituals erfährst du ein starkes Gefühl für Sinnhaftigkeit. Unsere Mission ist es, Menschen ein gutes Gefühl zu geben und so viele Leben wie möglich zu berühren. Unabhängig von deiner Rolle, wirst du einen positiven Einfluss auf unser Tagesgeschäft haben.Als Office Coordinator arbeitest du stark service- und unternehmensorientiert, sicherst die reibungslosen Abläufe in unserem Office- und Unternehmensalltag und bist somit Schnittstelle zu all unseren Departments. Dein Aufgabengebiet umfasst hierbei die Unterstützung unterschiedlicher Teams in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten. Zu einem bestimmten Teil bist du zusätzlich an unserem Empfang der erste Kontaktpunkt für Kollegen, Gäste, Kunden und Partner. Werde jetzt Teil unserer Rituals Familie und starte im Ausmaß von 30 Wochenstunden als Schwangerschaftsvertretung (vorerst befristet auf ca. 1,5 Jahre) bei uns durch. Deine Tätigkeit In dieser Position rockst du diverse Tätigkeiten zuverlässig, hilfsbereit, fristgerecht und akkurat. Der Fokus liegt dabei auf den folgenden Tasks: Invoice Management – du bist verantwortlich für die Prüfung, Bearbeitung, Digitalisierung und Datenpflege von Rechnungen und Spesen. Du koordinierst und managst das IT Equipment unseres Head Offices in Abstimmung mit unserem IT Department mit Leichtigkeit. Als Travel Coordinator fliegst du selbständig und hoch, wenn es darum geht, für Kollegen Reisen in unserem System zu buchen.  Du koordinierst Lieferanten und Dienstleister mit links, co-verantwortest den zentralen Einkauf in den Bereichen Food&Beverage sowie Office Supply. In Abwechslung mit einer Kollegin bist du als Rituals Ambassador unser Aushängeschild am Empfang und erster Rituals Kontaktpunkt per Telefon, Mail, Post und im persönlichen Kontakt. Zudem liebst du es stets proaktiv und kreativ zur Optimierung unserer wachsenden Office-Struktur und seiner Prozesse beizutragen.  Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung und zumindest 1,5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion. Mit deinen sehr guten Kommunikationsfähigkeiten (Englisch und Deutsch) connectest du dich mündlich als auch schriftlich kinderleicht mit all deinen Stakeholdern entlang aller Ebenen unserer Organisation. Deine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise kombiniert mit deiner positiven „Can do“-Mentalität lässt dich in einer schnelllebigen Umgebung so richtig aufblühen. Dabei bist du Ergebnis- und Lösungsorientiert, verlierst aber nie den Menschen aus dem Auge. Du bist der lebende Beweis dafür, dass Multitasking-, Organisation- und Time Management-Skills Hand in Hand einhergehen. Du bist ein selbstständiger Spirit, fühlst dich gleichzeitig aber auch in einer Team-orientierten, kollaborativen Umgebung zu Hause. MS Office und generell digitale System meisterst du mit links. Rituals bietet dir eine Position in einem ambitionierten und serviceorientierten Arbeitsumfeld, in dem du die Möglichkeit hast, deine Talente zum Einsatz zu bringen und dich weiterzuentwickeln. Darüber hinaus genießt du viele weitere Vorteile: Marktgerechtes Gehalt sowie leistungsorientierte Prämie. Eigenverantwortung und flache Hierarchien: Du arbeitest selbstständig und auf Augenhöhe in einem dynamischen Umfeld Mitarbeiter-Rabatte auf Rituals Produkte Einzigartiges Onboarding-Programm „get ritualized“ Umfangreiche eLearning Plattform mit vielfältigen Inhalten zur beruflichen und persönlichen Weiterbildung Herzliche Kollegen und Arbeitsatmosphäre sowie einmalige Unternehmenskultur und Rituals-DNA Kostenloses Obst, Snacks sowie Getränke Spannende Mitarbeiterveranstaltungen Und viele weitere „special moments“ in einer „gift-giving company“
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Auszubildende/n Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d)

Fr. 09.04.2021
Köln
Wir sind ein junges, dynamisches Unternehmen aus Köln, das ständig wächst und somit Verstärkung sucht. Wir sind im E-Business tätig, betreiben einen Webshop und vertreiben unter unseren Marken deineTorte.de, votregateau.fr, jeeigentaart.nl, dintarta.se und twojtort.pl individualisierte Torten. Unser StartUp, u.a. von der IHK als Existenzgründer des Monats ausgezeichnet, ist sowohl im B2C- als auch B2B-Bereich tätig. Wir suchen eine/n Auszubildende/n für den Beruf Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) Ausbildungsstart: 01.08.2021 Erlernen von fundierten Kenntnissen u.a. in den Bereichen Administration, Kundensupport, Marketing, Vertrieb, B2B Business Development, Controlling sowie Einkauf und Logistik Ausbildung in bürowirtschaftlichen Abläufen Erlernen der Bereiche Social Media (u.a. Facebook, Instagram) und Online-Marketing Mitarbeit bei der Gestaltung und Erweiterung unseres Webshops Umsetzung von Marketing- und Controllingprojekten in Zusammenarbeit mit Projektleitern Erlernen von selbstständigem Kundensupport im B2C- und B2B-Bereich sowie eigenständige Abwicklung von Firmenaufträgen inkl. Angebotserstellung, Beratung des Kunden, Planung und Umsetzung der Aufträge Wechsel von Praxisphasen bei uns und Blockunterricht in der Berufsschule Abschließende Prüfung vor der IHK Allgemeine Hochschulreife, Fachabitur oder Mittlere Reife Interesse und Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge Sicherer Umgang mit MS-Office Hohe Internetaffinität, Interesse an Online-Marketing Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, sicher im Kundenkontakt Hohe Motivation, hohes Engagement und Teamfähigkeit Ein junges, motiviertes Team Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege Hoher Lernfaktor und die Möglichkeit, eigene Fähigkeiten weiter zu entwickeln
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Auszubildende Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d)

Fr. 09.04.2021
Köln
Mit der abcbank GmbH als Mitglied der Werhahn-Gruppe hast Du einen zuverlässigen Partner an Deiner Seite. Vertrauen, Miteinander, Offenheit und Leidenschaft prägen unsere tägliche Arbeit - das spüren auch unsere Kunden. Wir sind dabei eng mit unserer Schwestergesellschaft der abcfinance GmbH, die eine der führenden Leasing- und Factoring-Anbieter Deutschlands ist, verflochten. ... Du bei uns nicht nur eine Bank, sondern auch eine Leasing- und Factoring-Gesellschaft intensiv kennenlernst. ... Du Dich in den verschiedensten Bereichen wie Marketing, Personal, Kreditmanagement, Portfoliomanagement, Factoring oder dem Vertrieb ausprobieren kannst. ... wir Dich als Kollegen ernst nehmen - d. h. echte Aufgaben und Kundenkontakt von Anfang an. ... Dich unsere Ausbildungsleitung gemeinsam mit engagierten Ausbilder/ -innen dabei unterstützen, Deine Karriere voranzutreiben. ... Du bei uns direkt in der Kölner City am Friesenplatz arbeitest. ... eine gute Hoch- oder Fachhochschulreife hast und gute Noten in Deutsch und Mathematik vorweisen kannst. ... keine Angst vor dem Telefonhörer hast. ... ein Auge dafür hast, wie Du Deine Kollegen und Kunden am besten unterstützen kannst. ... weißt, was Du willst und Dich immer anstrengst, um Deine Ziele zu erreichen. ... einfach Spaß daran hast, Neues zu entdecken und zu lernen. ... Dich gern aktiv ins Team einbringst. Ein gesund expandierendes Unternehmen in Wachstumsbranchen, das als erfolgreiches Mitglied der Werhahn-Gruppe in eines der großen deutschen Familienunternehmen eingebettet ist. Großen Handlungsspielraum, kontinuierliche Förderung und – bei erfolgreichem Abschluss – die Übernahme in unser Unternehmen sowie ausgezeichnete Karrierechancen.
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Teamassistenz Office Management, Vertrieb und Marketing (w/m/d)

Fr. 09.04.2021
Köln
Die r2b energy consulting GmbH ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen im Bereich Energiewirtschaft, Erneuerbare Energien sowie Energie- und Klimapolitik mit Sitz in Köln. Wir beraten Energieversorgungsunternehmen und politische Institutionen in den Bereichen Markt- und Regulierungsdesign, Portfolio- und Risikomanagement sowie Investi­tions­stra­te­­gien und unterstützen unsere Auftraggeber in Form von Marktanalysen und Prognosen auf Basis hochwertiger wissenschaftlicher Methoden – in quantitativer und theoretischer Form. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz Office Management, Vertrieb und Marketing (w/m/d) Teilzeit 20 Std./WocheAls Teamassistenz unterstützt Du uns bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Office Management sowie im Marketing und Vertrieb. Dazu zählen u. a. Vorbereitung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Bewirtung unserer Kunden Reisebuchungen und Erstellen der Reisekostenabrechnungen Verwaltung und Bestellung von Büro-/Verbrauchsmaterialien sowie der Büro- und Arbeitsplatz­ausstattung Aktenablage und Dokumentenmanagement Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung unseres Internetauftritts und im Bereich Social Media Mitwirkung bei der Erstellung von deutsch- und englischsprachigem Marketingmaterial Unterstützung bei Mailings, Auswertungen und Recherchearbeiten u. a. zu Vertriebskampagnen Du hast eine Aus­bil­dung als Kauffrau/Kaufmann für Büro­ma­na­ge­ment oder ei­ne ver­gleich­ba­re Aus­bil­dung er­folg­reich ab­ge­schlos­sen Idealerweise verfügst Du bereits über erste Berufserfahrungen in einem ähnlichen Tätigkeitsfeld Du arbeitest gerne im Team und verfügst über eine ausgeprägte Hands-On Mentalität MS-Office Programme wendest Du routiniert an Du bringst Web- und Social Media-Affinität mit Außerdem hast Du Freude an administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise zeichnen Dich ebenso aus wie Eigeninitiative und Verant­wortungsbewusstsein für übertragene Aufgaben Du verfügst über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und über gute Englischkenntnisse Unbefristete Festanstellung Flexible Arbeitszeiten und faire Vergütung Arbeitsfrei an Rosenmontag, Heiligabend und Silvester Teamorientierte Unternehmenskultur und angenehmes Miteinander per „Du“ Gemeinsame Teamevents Helles, klimatisiertes Büro im Süden von Köln mit großer Dachterrasse Zentrale Lage und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
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Mitarbeiter Backoffice in Teilzeit (Mensch*)

Fr. 09.04.2021
Köln
Wir sind Marktführer im Bereich der Treppenlifte. Wir wissen, worauf es unseren Kunden ankommt. Über unser gruppeneigenes Vergleichsportal möchten wir unseren Interessenten stets die beste Lösung anbieten. Neben guten Produkten steht bei uns der Mensch im Mittelpunkt. Ein Liftstar zu sein ist mehr als nur ein Job! Durch deine Arbeit ermöglichst du Menschen, in jeder Lebensphase uneingeschränkte Lebensqualität zu genießen. Mit fünf einzigartigen Marken ist die Liftstar Gruppe seit einigen Jahrzehnten der unangefochtene Marktführer im Bereich der Treppenlifte und konnte bereits für über 150.000 Menschen in Deutschland ein unbeschwertes Leben in den eigenen vier Wänden verwirklichen. Über 660 Mitarbeiter verbindet das gemeinsame Ziel, Menschen zu helfen und durch Ehrgeiz, Kundenorientierung und Engagement auch das scheinbar Unmögliche möglich zu machen. Du unterstützt unsere Treppenlift-Berater bei der administrativen Nachbearbeitung aller (Online-)Anfragen und räumst ihnen somit Platz für ihre Haupttätigkeit ein. Du kontrollierst die Anfragen hinsichtlich aller relevanter Faktoren und stellst damit reibungslose Arbeitsabläufe sicher. Bei eingehenden Anfragen bist du die erste prüfende Instanz. Du sichtest und kategorisierst diese, damit unsere Berater schnellstmöglich alle wichtigen Informationen auf einen Blick erhalten. Du pflegst unseren E-Mail und Posteingang, kontrollierst Datensätze tagesaktuell und bereitest täglich unseren Postversand vor. Deine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung legt den Grundstein deiner Kompetenzen und Fähigkeiten. Idealerweise hast du bereits in einem ähnlichen Aufgabengebiet Berufserfahrung sammeln können. Mit deinen sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift stellst du eine reibungslose Kommunikation sicher. Du beherrschst den Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Excel und Word. Im besten Fall bringst du bereits Erfahrung in der Arbeit mit einem ERP-System mit. Mit deiner positiven Grundeinstellung bleibst du auch bei sich wiederholenden Aufgaben gerne am Ball. Durch deine strukturierte Arbeitsweise und rasche Auffassungsgabe sicherst du stets eine hohe Arbeitsqualität und bietest deinen Kollegen damit eine verlässliche Unterstützung. Teamspirit! Wenn du mal an deine Grenzen stößt, den Überblick verlierst oder Unterstützung benötigst, sind wir für dich da. Zeit! Nichts ist wichtiger als ein umfangreicher Onboarding-Prozess. Deshalb nehmen wir uns die Zeit, dir zu Beginn deiner Reise unsere Arbeitsabläufe vollumfänglich zu erklären. Zukunft! Bei uns erhältst du einen unbefristeten und zukunftssicheren Arbeitsplatz beim unangefochtenen Marktführer für Treppenlifte. Wertschätzung! Du bekommst bei uns Feedback, Lob und Anerkennung, darüber hinaus 30 Urlaubstage und ein attraktives Gehalt. Nachhaltigkeit! Die Umwelt ist uns wichtig, weshalb wir nicht nur in der Zentrale unserer Unternehmensgruppe in Köln auf Solarenergie setzen, sondern dich und deine Mobilität natürlich auch durch ein Jobrad und ein VRS-Jobticket unterstützen.
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Mitarbeiter*in (w/m/d) Office Management - Schwerpunkt Assistenz der Geschäftsführung

Fr. 09.04.2021
Köln
KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH Standort: Köln, Vollzeit mit Option auf Teilzeit In Deutschlands attraktivster Metropole gibt es derzeit auch die interessantesten Jobs in der deutschen Wirtschaftsförderung: Als Tochterunternehmen der Stadt Köln kümmert sich die KölnBusiness Wirtschaftsförderung umfassend um Unternehmen, Investor*innen, Gründer*innen und Fachkräfte. Mit zahlreichen Projekten und Angeboten fördern wir die Entwicklung des Wirtschaftsstandorts und der „Marke“ Köln. Für unser stetig wachsendes und engagiertes Team suchen wir Verstärkung im Bereich Office Management. Eine Riesenchance – für den Standort Köln und für Dich! Unser Team freut sich auf Dich und Deine Expertise. Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Mitarbeiter*in (w/m/d) Office Management - Schwerpunkt Assistenz der Geschäftsführung Entlastung und Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen Bereich sowie im Tagesgeschäft Proaktive Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Aufsichtsratssitzungen, fachlicher Termine und Besprechungen, u. a. Plausibilitätsprüfung von Vorlagen, Protokollführung und Wiedervorlagen Terminorganisation der Geschäftsführung sowie zentraler Termine Eigenständige bzw. vorlagereife Bearbeitung von Vorgängen und Korrespondenz Unterstützung in Projekten und eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben Enge Abstimmung mit dem Strategie Office der KölnBusiness bei der Gremienarbeit und der internen Kommunikation auf Leitungsebene Empfang und Betreuung von Besuchern der Geschäftsführung Unterstützung des Office Managements Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium der Wirtschafts-, Wirtschaftsrechtswissenschaften oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Kenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil Erfahrungen in der inhaltlichen Betreuung/Zusammenarbeit von Gremien und Akteuren wünschenswert Teamplayer und Bereitschaft zur interdisziplinärer Projektarbeit Ein offenes und kreatives Mindset Strukturierte Herangehensweise an komplexe Aufgabenstellungen sowie hohe Analysefähigkeiten Selbständige, zuverlässige, pragmatische und konstruktive Arbeitsweise Hohes Durchsetzungsvermögen, Ausdauer und Umsetzungsstärke Hohe Eigenmotivation, Begeisterungsfähigkeit, Kommunikationsstärke sowie ausgeprägtes Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe Hohe Flexibilität bei der Priorisierung von Themen und Aufgaben sowie die Fähigkeit inhaltlich den Überblick zu behalten und proaktiv Themen zu steuern Versierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) sowie mit digitalen Arbeits-, Projektmanagement- und Kommunikationstools Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in der viertgrößten Stadt Deutschlands mit vielen national und international tätigen Unternehmen Echte Gestaltungsspielräume in einem engagierten und agilen Team Ein attraktives Arbeitsumfeld in der Kölner Innenstadt mit modernster technischer Ausstattung Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, eine offene Unternehmenskultur Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit Flexibles, mobiles Arbeiten und eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD
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Mitarbeiter*in (w/m/d) Office Management - Schwerpunkt Vergabe

Fr. 09.04.2021
Köln
KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH Standort: Köln, Teilzeit (25 Stunden), Elternzeitvertretung vorerst befristet auf 1 Jahr In Deutschlands attraktivster Metropole gibt es derzeit auch die interessantesten Jobs in der deutschen Wirtschaftsförderung: Als Tochterunternehmen der Stadt Köln kümmert sich die KölnBusiness Wirtschaftsförderung umfassend um Unternehmen, Investor*innen, Gründer*innen und Fachkräfte. Mit zahlreichen Projekten und Angeboten fördern wir die Entwicklung des Wirtschaftsstandorts und der „Marke“ Köln. Für unser stetig wachsendes und engagiertes Team suchen wir Verstärkung im Bereich Office Management. Eine Riesenchance – für den Standort Köln und für Dich! Unser Team freut sich auf Dich und Deine Expertise. Verstärke unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Mitarbeiter*in (w/m/d) Office Management – Schwerpunkt Vergabe Zentraler Ansprechpartner und Koordinator sämtlicher Vergabeprozesse bei der KölnBusiness Beratung und Schulung der Mitarbeiter und Bereichsleiter in diversen vergabetechnischen Fragestellungen sowie Prüfung konkret anfallender vergaberechtlicher Fragestellungen Abwicklung der konkreten Geschäftsprozesse zur Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen unter- und oberhalb des EUSchwellenwertes: Planung der Ausschreibungen in Absprache mit den Projektverantwortlichen Wahl und Begründung der Vergabeart Erstellung der Vergabeunterlagen sowie des Veröffentlichungstextes und Veröffentlichung der Ausschreibung auf E-Vergabe-Plattformen Vergaberechtliche Beratung der Geschäftsbereiche (insbesondere zu Ausschreibungstauglichkeit von Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie der Bewertungsmatrix) Durchführung des Schriftverkehrs mit den Bietern sowie Beantwortung von Bieterfragen Prüfung und Wertung eingegangener Angebote und Teilnahmeanträge gemeinsam mit den Projektverantwortlichen Moderation bei der Durchführung von Bietergesprächen und Vergabeverhandlungen Versand von Zuschlags-, Ablehnungsinformationen/ Bekanntmachung vergebener Aufträge bei Bedarf Prüfung der Vergabedokumentationen Weiterentwicklung und fortlaufende Optimierung des Beschaffungsprozesses und Erstellung relevanter Vorlagen Aufstellung und Führung der Vergabeakten für die Beschaffungsprojekte sowie zentrales Verwalten von Verträgen (Dokumentenmanagement) Unterstützung des Office Managements Abgeschlossenes Studium (Rechtswissenschaften oder Wirtschaftsrecht) oder vergleichbare Ausbildung, z.B. als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r Du verfügst über fundierte Kenntnisse und mehrjährige praktische Erfahrungen bei der Durchführung von Ausschreibungen Du bringst fundierte Fachkenntnisse im Vergabe- und Vertragsrecht mit (GWB, VgV, VOL, UVgO, Korruptionsbekämpfungsgesetz und andere Vorschriften), Kenntnisse in eVergabe-Plattformen sind wünschenswert Kenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil Du verfügst über sehr gute Office-Kenntnisse Du bist kommunikationsstark, ergreifst Eigeninitiative und besitzt ein hohes Maß an Kundenorientierung Du arbeitest selbstständig, strukturiert und gewissenhaft Du verfügst über ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte Du bist auch in Stresssituationen belastbar und bleibst bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in der viertgrößten Stadt Deutschlands mit vielen national und international tätigen Unternehmen Echte Gestaltungsspielräume in einem engagierten und agilen Team Ein attraktives Arbeitsumfeld in der Kölner Innenstadt mit modernster technischer Ausstattung Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, eine offene Unternehmenskultur Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit Flexibles, mobiles Arbeiten und eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVÖD
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