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Office-Management: 5 Jobs in Tübingen

Berufsfeld
  • Office-Management
Branche
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  • Fahrzeugbau/-Zulieferer 1
  • It & Internet 1
  • Recht 1
  • Unternehmensberatg. 1
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  • Wissenschaft & Forschung 1
Berufserfahrung
  • Mit Berufserfahrung 5
  • Ohne Berufserfahrung 2
Arbeitszeit
  • Vollzeit 5
  • Teilzeit 2
  • Home Office 1
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 5
Office-Management

Team Assistenz & Office Management in Teil- oder Vollzeit (m/w/d)

Sa. 19.09.2020
Stuttgart
Intuity entwickelt digitale Services und Produkte der nächsten Generation. Bei uns sind Strategie, Kreativität, Design, Wissenschaft und Technologie an einem Ort vereint. Wir helfen unseren Auftraggebern, die richtigen Fragen zu stellen und machen Produkte, Services und Systeme durch Prototypen konkret erfahrbar. Unser Team kombiniert nach Bedarf Strategie, User-Experience-Design, User-Interface-Design, Produktgestaltung, Engineering, Simulation, Künstliche Intelligenz, Softwareentwicklung sowie die Fähigkeit, den organisatorischen und digitalen Wandel zu begleiten. Wir suchen in Stuttgart zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Termin eine(n) Mitarbeiter(in) für den Bereich: Team Assistenz & Office Management in Teil- oder Vollzeit (m/w/d) Kontaktperson für interne und externe Anfragen Unterstützung der Intuity-Teams und -Geschäftsführer bei ihren täglichen administrativen Aufgaben Vorbereitung der Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Vorbereitung von Verträgen Mitarbeiteradministration und -betreuung Koordinierung der Bürologistik und Bestellungen Terminkoordination, Planung von Geschäftsreisen und Firmenevents Lektorat, Korrespondenz und Telefonate in deutscher und englischer Sprache Eine abgeschlossene Ausbildung, gern auch einen Hochschulabschluss und mehrere Jahre Berufspraxis in einer ähnlichen Position. Wünschenswert sind Erfahrungen, die Sie in einem vergleichbaren Umfeld sammeln durften. Sie sind zuverlässig, proaktiv und in der Lage, Ihren Arbeitsalltag autonom zu strukturieren und zu priorisieren. Sie haben eine Hands-on-Mentalität und Freude am Strukturieren, Organisieren, Planen und Vereinfachen. Sie besitzen gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Sehr gute MS Office- und PC-Kenntnisse, idealerweise auch macOS, sind von Vorteil. Wir bieten Ihnen eine angenehme Arbeitsumgebung in einem kreativen und interdisziplinären Umfeld von derzeit etwa 30 Mitarbeitern, eine lebendige Unternehmenskultur und eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit spannenden Aufgaben.
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Bürokaufmann/frau für Büromanagement/-kommunikation oder vergleichbar (Vollzeit/ Teilzeit) (m/w/x)

Do. 17.09.2020
Stuttgart
Clairfield International GmbH Deutschland ist mit 30 Mitarbeitern an den Standorten Stuttgart, Frankfurt und Düsseldorf eine der führenden Corporate Finance und M&A-Beratungen. Schwerpunkte sind Unternehmenstransaktionen und Unternehmensfinanzierungen. Als deutsches Partnerunternehmen von CLAIRFIELD INTERNATIONAL betreuen wir unsere Kunden weltweit an mehr als 32 Standorten mit über 440 Professionals. Unsere Büros sind in Mittel- und Osteuropa, Nord- und Südamerika sowie in Asien vertreten. Clairfield International ist mit mehr als 150 Transaktionen im Jahr 2019 unter den Top 10 Corporate Finance Beratungen in Europa. Philosophie: Wir sind ein dynamisches Team mit viel Spaß und Leidenschaft an der Arbeit. Selbständiges und gewissenhaftes Arbeiten steht bei uns im Vordergrund, dafür versprechen wir abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben. Vorbereitung, Prüfung und Erstellung von Ausgangsrechnungen an Kunden Koordination im Büro und Kommunikation via Mail und Telefon mit den beiden anderen Standorten in Deutschland, Durchführung des Mahnwesens. Überwachung von Zahlungseingängen Überprüfung der Eingangsrechnungen und Vorbereitung für den Steuerberater Unterstützung der Geschäftsleitung und Projektmanagement Abgeschlossene Ausbildung oder Weiterbildung zur Kauffrau für Büromanagement oder Bürokommunikation oder ähnliches Einschlägige Berufserfahrung (z.B. Buchhaltung, kaufmännische Aufgaben, Backoffice, Bürokoordination) Erfahrung im Erstellen von Rechnungen Organisationstalent, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise Sicherer Umgang mit Word, Excel und Outlook Gute schriftliche Kommunikationsfähigkeit Flexibilität, Teamfähigkeit, Einsatzfreude, Sorgfältigkeit, Belastbarkeit, kommunikative und soziale Kompetenzen Kenntnisse im Umgang mit DATEV von Vorteil Die Stelle ist unbefristet. Die Stelle ist als Vollzeit geplant, kann aber optional mit reduziertem Aufgabenbereich als Teilzeit mit ca. 25 Stunden gestaltet werden. Vergütung: nach Vereinbarung auf fairem Marktniveau. Wir bieten einen schönen Arbeitsplatz in einer angenehmen Umgebung. Das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter ist uns wichtig, sowie der regelmäßige Austausch und die kollegiale Zusammenarbeit
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Teamassistenz (m/w/d)

Mi. 16.09.2020
Stuttgart
Seit 1901 auf dem Markt aktiv hat sich Hiscox als einer der führenden Spezialversicherer Europas etabliert. Unsere Expertise und Erfahrung gibt uns die Möglichkeit, intelligente Lösungen für die verschiedensten privaten und beruflichen Risiken zu entwickeln und adäquaten Schutz zu bieten. Zur Verstärkung unseres Teams in Stuttgart suchen wir ab sofort eine(n) Teamassistenz (m/w/d) Sie sind  verantwortlich für das Office Management der Niederlassung und bringen eigene Ideen ein, um die Abläufe zu optimieren Sie übernehmen für das dreiköpfige Team und die Niederlassungsleitung das Travelmanagement inklusive Abrechnung der Reisekosten Sie unterstützen den Vertrieb, die Kollegen und die Sales Underwriter im aktuellen Tagesgeschäft sowie bei der Planung von Terminen und sind des Weiteren in Projekte eingebunden  Sie übernehmen einen großen Anteil bei der Organisation von Vertriebsveranstaltungen und haben Spaß an deren Vor- und Nachbereitung Sie sind am Telefon der/die erste Ansprechpartner/in für Makleranrufe und finden schnell Lösungsansätze für deren Anliegen Sie erledigen eigenverantwortlich einen Sachbearbeitungsanteil und übernehmen die Anlage und Verwaltung von Maklerverträgen in verschiedenen EDV Systemen, inklusive der Absprache mit den Abteilungen Rechnungswesen, Vertrieb und Vertragsverwaltung Sie sind verantwortlich für das Erstellen von Berichten und Auswertungen Sie übernehmen die Urlaubs- und Krankenvertretung für Ihre Assistenz-Kollegen aus den deutschen Niederlassungen Sie verfügen idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung sowie über Erfahrung in der Teamassistenz Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent, selbständiges Arbeiten und Einsatzbereitschaft aus und sind am Telefon ein/-e freundliche/-r Ansprechpartner/-in Sie behalten in schwierigen Situationen den Überblick und einen kühlen Kopf und bringen ein hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung mit Sehr gute Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office runden Ihr Profil ab, CRM Microsoft Dynamics Kenntnisse von Vorteil Eine Unternehmenskultur mit Raum für unternehmerisches Denken und Handeln Ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit direkten Kommunikationswegen bis in die Unternehmensspitze und flachen Hierarchien  Eine offene Feedback-Kultur, die kontinuierliches Lernen und ein kollegiales Miteinander fördert Unbefristeter Arbeitsvertrag und umfangreiche Sozialleistungen wie beispielsweise betriebliche Altersvorsorge, Home-Office Option sowie Fitness- und Gesundheitsangebote Die Chance, beruflich und persönlich mit uns gemeinsam zu wachsen, durch vielfältige in- und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
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Assistentin/Assistent Zentrales Sekretariat (m/w/d)

Fr. 11.09.2020
Stuttgart
Weil Erfolg nur im Miteinander entstehen kann. Die Ed. Züblin AG gehört zum Konzern der STRABAG SE. Zusammen sind wir ein europäischer Technologiekonzern für Baudienstleistungen und erstellen jährlich tausende Bauwerke weltweit, indem wir die richtigen Menschen, Baumaterialien und Maschinen zur richtigen Zeit am richtigen Ort versammeln. Ohne Teamarbeit – über geografische Grenzen und Bereiche hinweg – wäre dies nicht möglich. Werden Sie Teil unseres Teams! Als Nr. 1 im deutschen Hoch- und Ingenieurbau bietet ZÜBLIN ein umfassendes Leistungsspektrum und entwickelt im In- und Ausland maßgeschneiderte Lösungen für Bauvorhaben jeder Art und Größe. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Das Zentrale Sekretariat bietet als professioneller Assistenzpool Urlaubs-, Krankheits- und Elternzeitvertretung sowie die Unterstützung bei erhöhtem Arbeitsanfall in verschiedenen Organisationseinheiten in der Region Stuttgart. Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir eine/einen Assistentin/Assistent Zentrales Sekretariat (m/w/d) (Job-ID: req33518). Professionelles Office Management unterschiedlicher Hierachieebenen und Fachbereiche Organisation und Nachbereitung von Geschäftsreisen im In- und Ausland Abwicklung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Erstellen und Publizieren von Fachbereichsinformation im Intranet Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Schulungveranstaltungen sowie fallweise Protokollführung Erstellen von statistischen Auswertungen und Präsentationsunterlagen Vorausschauende Terminkoordination des Zuständigkeitsbereiches Ablage und Pflege von digitalen Dokumenten Begleitung und Durchführung des Onboardingprozesses in unterschiedlichen Fachbereichen Bearbeitung von Sonderaufgaben u. a. für den Vorstand und Betriebsrat Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung - nach Ausbildungsende - in einer vergleichbaren Position, idealerweise auch in Vertretungssituationen Versierte MS Office 365-Anwenderkenntnisse Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Kenntnisse in der Planung internationaler Geschäftsreisen Erfahrung in der Organisation von Schulungen wünschenswert Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit Rasche Auffassungsgabe und Freunde im Umgang mit unterschiedlichen internen Ansprechpartnern Freundliches, professionelles Auftreten sowie eine selbstständige und präzise Arbeitsweise Bei uns stehen Ihnen alle Wege offen. Es erwarten Sie ein interessantes Aufgabenfeld, die Mitarbeit in kollegialen Teams, spannende Einsätze sowie eine kontinuierliche praxisorientierte Weiterbildung. Sie bekommen die einmalige Möglichkeit, von den vielfältigen Erfahrungen eines weltweit tätigen Konzerns zu profitieren und sich nach einer struktuierten Einarbeitung selbst einzubringen. Wir bieten Ihnen eine tarifgebundene und leistungsgerechte Vergütung, 30 Urlaubstage, eine moderne IT-Ausstattung, betriebliches Gesundheitsmanagement, Altersvorsorge, Gruppen-Unfallversicherung, Netzwerkveranstaltungen, Mitarbeiterfeste und Sportangebote. Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellungen über das Onlineformular.
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Front Office and Team Assistant (m/w/d)

Mo. 31.08.2020
Stuttgart
Sie haben Ihr Studium erfolgreich abgeschlossen und suchen neue Herausforderungen, vielfältige Projekte, interdisziplinäre Teams und flache Hierarchien? Dann werden Sie Teil der TWT GmbH Science & Innovation! TWT steht für Technisch-Wissenschaftlicher Transfer – als Schnittstelle zwischen Forschung und Industrie übertragen wir seit mehr als 30 Jahren neuestes wissenschaftliches Know-How für unsere Kunden und Partner wie Daimler, BMW, Audi, Porsche, IBM und Samsung direkt in die praktische Anwendung. Unser Portfolio umfasst Leistungen an der Schnittstelle zwischen IT, Engineering und Consulting. Sie bearbeiten abwechslungsreiche und vielfältige Aufgaben in einem von Forschung geprägten innovativen Arbeitsumfeld. Sie stehen im direkten und persönlichen Kontakt mit dem Key Account Management, unseren Querschnittsbereichen, den Fachgebieten sowie dem Top Management der TWT und unterstützen diese inhaltlich und organisatorisch. Sie repräsentieren das Unternehmen an vorderster Stelle indem Sie für unsere Kunden, Gäste und Bewerber sowohl persönlich als auch telefonisch der erste Ansprechpartner sind. Sie sind verantwortlich für die Terminkoordination im Unternehmen und mit unseren Kunden. Sie übernehmen das Eventmanagement und bereiten sowohl interne als auch externe Veranstaltungen vor und organisieren Meetings. Sie sind für das Office Management des gesamten Unternehmens zuständig. Sie übernehmen die Reiseorganisation für (weltweite) Dienstreisen. Überzeugend abgeschlossenes (duales) Studium im Bereich Business Administration, Touristik, Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation Erste Erfahrung in der Ausübung von Sekretariats-/Assistenztätigkeiten wünschenswert Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie Freude an einer offenen und professionellen Kommunikation Zuverlässigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und ein gewinnendes Auftreten Sehr gute MS Office Kenntnisse Spaß am stetigen Austausch im Team und eine gute Portion Humor Sehr gute Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse Innovative Industrie- und Forschungsprojekte, interdisziplinäre Teams und hochqualifizierte Kollegen Flache Hierarchien, offene Türen und schnelle Übernahme von Verantwortung – mitbestimmen, mitgestalten, den eigenen Fingerabdruck hinterlassen Großartige Kollegen, mit denen die tägliche Arbeit gleich doppelt Spaß macht Neue Talente entdecken und den eigenen Karriereweg selbst gestalten Ein attraktives Gleitzeitmodell Strukturierte Einarbeitung und ein persönlicher Pate, der für alle Fragen ein offenes Ohr hat Attraktive Benefits, frisches Obst, Kaffee und Tee kostenlos sowie natürlich der obligatorische Tischkicker
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