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Sekretariat: 537 Jobs in Birkenwerder

Berufsfeld
  • Sekretariat
Branche
  • Gastronomie & Catering 214
  • Hotel 214
  • Recht 66
  • Unternehmensberatg. 66
  • Wirtschaftsprüfg. 66
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  • Verlage) 9
  • Groß- & Einzelhandel 8
  • Sonstige Branchen 8
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Berufserfahrung
  • Mit Berufserfahrung 499
  • Ohne Berufserfahrung 347
  • Mit Personalverantwortung 14
Arbeitszeit
  • Vollzeit 479
  • Teilzeit 144
  • Home Office möglich 114
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 467
  • Befristeter Vertrag 29
  • Studentenjobs, Werkstudent 24
  • Ausbildung, Studium 6
  • Praktikum 6
  • Arbeitnehmerüberlassung 3
  • Berufseinstieg/Trainee 3
Sekretariat

Koordinatorin (w/m/d) Bereich Fortbildungen

Mi. 17.08.2022
Berlin
Die gemeinnützige Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ engagiert sich für gute frühe Bildung in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik (MINT) – mit dem Ziel, Mädchen und Jungen stark für die Zukunft zu machen und zu nachhaltigem Handeln zu befähigen. Gemeinsam mit ihren Netzwerkpartnern vor Ort bietet die Stiftung bundesweit ein Bildungsprogramm an, das pädagogische Fachund Lehrkräfte dabei unterstützt, Kinder im Kita- und Grundschulalter qualifiziert beim Entdecken, Forschen und Lernen zu begleiten. Das „Haus der kleinen Forscher“ verbessert Bildungschancen, fördert Interesse am MINT-Bereich und professionalisiert dafür pädagogisches Personal. Partner der Stiftung sind die Siemens Stiftung, die Dietmar Hopp Stiftung, die Dieter Schwarz Stiftung und die Friede Springer Stiftung. Gefördert wird sie vom Bundesministerium für Bildung und Forschung. Die Fortbildungsangebote der Bildungsinitiative stehen in einer Netzwerkstruktur mit 196 lokalen Netzwerkpartnern bereits 84 Prozent aller Kitas, 85 Prozent der Horte und 73 Prozent der Grundschulen in Deutschland zur Verfügung. Das langfristige Ziel ist, allen Bildungseinrichtungen zu ermöglichen, ein „Haus der kleinen Forscher“ zu werden. Wir suchen für die Unterstützung unseres Projektes „PRIMA!Baden-Württemberg“ im Bereich „Vorstand“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Koordinatorin (w/m/d) (Kennziffer 2022-50) Teilzeit 20 Std./ Woche, befristet bis zum 30. Juni 2024.„PRIMA!Baden-Württemberg“ ist ein Kooperationsprojekt der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ und des Zentrums für Schulqualität und Lehrerbildung Baden-Württemberg (ZSL), ermöglicht durch das Kultusministerium Baden-Württemberg und die Dieter Schwarz Stiftung“. Das Ziel ist, bis Juni 2024 durch die Blended Learning Fortbildung „Entdeckendes und forschendes Lernen im Sachunterricht am Beispiel Energiebildung“ bis zu 540 Grundschullehrkräfte für den Sachunterricht zu qualifizieren. Das Projekt hat zunächst eine Laufzeit bis 30. Juni 2024. Ihre Aufgaben im Einzelnen sind: Sie koordinieren und organisieren die Fortbildungen im Projekt „PRIMA!Baden-Württemberg“; (die Fortbildungsveranstaltungen sind sowohl digital als auch in Präsenz). Hier haben Sie insbesondere Verantwortung für das Einladungs- und TN-Management, inkl. der administrativen Aufgaben auf dem Lernmanagementsystem (LMS), ggf. Räume, Catering, Bereitstellung von Materialien, Medienausstattung in enger Absprache mit den Referentinnen und Referenten für Erwachsenenbildung Sie koordinieren und kommunizieren die notwendigen, organisatorischen Absprachen mit den Arbeitsfeldleitungen der Regionalstellen des Kooperationspartners und mit den ZSL Fortbildnerinnen und Fortbildnern Sie beantworten und koordinieren diverse interne und externe Anfragen z.B. von Teilnehmenden Sie unterstützen die Projektleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, wie z.B. Koordination/Vorbereitung von Steuerungsterminen, und nutzen unter anderem dafür Systeme wie Salesforce Sie unterstützen ggf. die Projektleitung bei der Verbreitung von Veranstaltungen und Präsentationen Sie pflegen das Datenmanagement (aktive Lehrkräfte, aktive Schulen, Erreichbarkeit, Teilnehmendendaten etc.), erweitern Datensätze und erstellen statistische Erhebungen in Salesforce Sie organisieren und unterstützen die Prima!Projektleitung bei Dienstreisen Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Sie verfügen über Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination von Bildungsveranstaltungen und ggf. im Projektmanagement bzw. im Umgang mit Lernmanagementsystemen Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsstärke und eine gute Selbstorganisation Sie bringen ein gutes Verständnis für digitale Tools mit (LMS, Salesforce, next cloud) und arbeiten gerne mit diesen Tools Das Arbeiten mit Microsoft Office Anwendungen ist für sie selbstverständlich Sie verfügen über eine strukturierte, lösungs- und teamorientierte Arbeitsweise und überzeugen durch ein souveränes und verbindliches Auftreten Sie zeichnen sich durch Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Flexibilität aus Sie bringen die Bereitschaft und Fähigkeit mit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten Sie sind offen für Neues, für Veränderungen und für innovative Arbeitsmethoden Sie können sich mit den Werten und Zielen der Stiftung identifizieren Eine Arbeit mit Sinn: Die Mitarbeit in einer Initiative mit großer gesellschaftlicher Bedeutung und hohem politischen Stellenwert Eine interessante, vielfältige und herausfordernde Aufgabe mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten in einer Organisation im Wandel Die Zusammenarbeit in einem qualifizierten, engagierten und offenen Team Ein zentral gelegener, gut erreichbarer Arbeitsplatz in Berlin-Mitte, nahe Kreuzberg Maßnahmen zur Gesundheitsförderung Eine Teilzeitstelle mit Vergütung nach EG 8 in Anlehnung an den TVöD und Gleitzeitkonto, flexiblen Arbeitszeiten und mobilem Arbeiten
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Teamassistenz (m/w/d) Back-Office

Mi. 17.08.2022
Berlin
Wir suchen Unterstützung bei unserer Arbeit für die Forschung an deutschen Hochschulen! Der NHR-Verein e.V. ist ein Zusammenschluss von Hochleistungsrechenzentren, die von Bund und Ländern als NHR Zentren gefördert werden. Wir schaffen ideale Bedingungen für Wissenschaftler*innen zur Nutzung von Hochleistungsrechnern für ihre Forschung. Die Koordination der Aktivitäten des Vereins und die Durchführung der täglichen Arbeit erfolgt in der Geschäftsstelle des NHR-Vereins in Berlin. Hierfür suchen wir ab sofort eine Teamassistenz (m/w/d) Berlin, Festanstellung, Vollzeit oder Teilzeit, zunächst befristet auf zwei Jahre Wen suchen wir? In unserer Geschäftsstelle in Berlin, die aus einem kleinen, aber starken Team besteht, freuen wir uns ab sofort auf tatkräftige Unterstützung durch eine Teamassistenz, die Spaß an der Arbeit hat und die Fäden zusammenhält. Planung und Organisation von Terminen und Reisen Organisation und Durchführung von Meetings und Unterstützung bei Veranstaltungen Administrative und organisatorische Unterstützung (schriftliche und telefonische Korrespondenz, Dokumentenmanagement etc.) Datenpflege, Materialbeschaffung, Inventarisierung Unterstützung in der Finanzbuchhaltung, z.B. Ablage von Rechnungen, Vorbereitung von Zahlungsanweisungen und noch so einiges mehr, was bei uns im Büro gelegentlich anfällt. Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation/Büromanagement, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Assistenzbereich sind von Vorteil Grundkenntnisse in Finanzbuchhaltung, Erfahrung mit DATEV sind von Vorteil Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten: Als erste Anlaufstelle vertrittst Du uns souverän; egal ob persönlich, schriftlich oder telefonisch, Du triffst den richtigen Ton Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sind für Dich selbstverständlich Versierter Umgang mit MS-Office-Produkten. Warum Du zu uns passt: Du bist ein Organisationstalent und bleibst auch in stressigen Situationen gelassen und freundlich Du begegnest neuen Herausforderungen flexibel und mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl Du bist ein Teamplayer und möchtest mit uns gemeinsam an einem Strang ziehen. Eine interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Raum zur Gestaltung und Entfaltung Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung Eine intensive Einarbeitung und Qualifizierung sowie natürlich Unterstützung durch dein Team Möglichkeiten begleitender Fort- und Weiterbildungen Eine leistungsgerechte Vergütung angelehnt an den TVöD (Bund), die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation in den Entgeltgruppen E 9 bis E 10. Eine Entfristung ist vorgesehen. UND… eine angenehme und herzliche Arbeitsatmosphäre.
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Projektleitungsassistenz (w/m/d)

Mi. 17.08.2022
Berlin
Die IBT.PAN GmbH ist seit 26 Jahren im Bereich der Generalplanung tätig und steht mit insgesamt 83 Mitarbeitern als Ansprechpartner für Generalplanungsleistungen zur Verfügung. In den letzten 26 Jahren hat der Unternehmensverbund neben diversen Neubauvorhaben und Gewerbebauten auch ca. 60.000 Wohnungen – größtenteils unter bewohnten Bedingungen – saniert. Das Unternehmen ist nach ISO 9001 zertifiziert. Zum Aufgabenspektrum der Firma IBT.PAN GmbH zählen: die städtebauliche Planung und Projektentwicklung von Wohn- und Gewerbebauten Architektur- und Projektsteuerungsleistungen aller Leistungsphasen die Tätigkeit als Generalplaner sowie die gebäudetechnische Gesamtplanung die Bauüberwachung und Bauleitung von Bauwerken aller Art die Sachverständigentätigkeit im Bereich des Brandschutzes und der Energieeffizienz die Tätigkeit als bauaufsichtlich anerkannter Sachverständiger für sicherheitstechnische Gebäudeausrüstung sowie die Tätigkeit als Sicherheit- und Gesundheitskoordinator (SiGeKo) nach der Baustellenverordnung. Hauptsäule unserer Arbeit ist die Generalplanertätigkeit, gegründet auf der interdisziplinären Zusammenarbeit mehrerer Fachbereiche. Zum Leistungsspektrum gehören die komplette Planung vom Entwurf bis Baubetreuung für Neubauten sowie Instandsetzungen und Sanierungen oder Modernisierungen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:   Projektleitungsassistenz (w/m/d) Tätigkeitsort: Berlin allgemeine Sekretariatsaufgaben (Telefon / Post / Terminkoordination) Zuarbeiten zur Bauüberwachung Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft   sicherer Umgang mit MS-Office eigenverantwortliches und erfolgsorientiertes Arbeiten Freude im Umgang mit Menschen sicheres und freundliches Auftreten unbedingt erforderlich: sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Festeinstellung Vollzeit, unbefristet leistungsgerechte Entlohnung abwechslungsreiche Tätigkeit eine Vielzahl von Möglichkeiten der beruflichen Weiterbildung Gesundheitsmanagement
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Werkstudent – Büromanagement (m/w/d)

Mi. 17.08.2022
Berlin
HoffmannBringts ist der professionelle Lieferservice von Getränke Hoffmann. Wir versorgen Berlin und Brandenburg für den täglichen Bedarf an Getränken im Büro und Zuhause. In unserem Sortiment führen wir neben Getränken passende Angebote an Snacks, Lebensmitteln und Bürozubehör. Als Getränkelieferant ist für uns professioneller Lieferservice wichtig. HoffmannBringts steht für eine pünktliche Lieferung und Service.   Wir suchen Dich für unseren Standort in Berlin-Charlottenburg. Wie? – das erfährst Du hier: Annahme und Weiterleitung von Telefonaten und Emails Unterstützung unseres TVV-Teams (telefonischer Vorverkauf) Unterstützung bei der Koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings Verwaltung und Einkauf von Getränken, Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf Cross-Funktionale Organisation – unterstütze unser Team im Recr uiting  Du bist eingeschriebener Student in einem fachrelevanten Studiengang (Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften, Business Administration, Eventmanagement, Human Resources) o.ä. Du hast sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office Du hast eine gute und schnelle Auffassungsgabe Du bist ein kleines Organisationstalent & Serviceorientiert Teamfähigkeit bzw. das Ge fühl, aktiver Teil von einem Team zu sein, runden Dein Profil ab Beste Zukunftsperspektiven Regelmäßige gesundheitsfördernde Maßnahmen Einen ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz mit neuester Hardware Wir stellen Dir frisches Obst, Wasser, Tee, Kaffee, Milchalternativen, Soft-Drinks und Säfte im Büro zur Verfügung Nach den derzeit gültigen Corona Vorschriften kommen auch Teamevents nicht zu kurz Attraktive Mitarbeiterangebote dank Corporate Benefits Abwechslungsreiche Herausforderungen Einen offenen und konstruktiven Umgang miteinander in einem hochmotivierten Team
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Assistenz (m/w/d) Büro Berlin

Mi. 17.08.2022
Berlin
Krauss-Maffei Wegmann, ein Unternehmen der deutsch-französischen Wehrtechnikgruppe KNDS, ist Marktführer in Europa für hochgeschützte Rad- und Kettenfahrzeuge. An Standorten in Deutschland, Brasilien, Griechenland, Großbritannien, Mexiko, Singapur und den USA entwickeln, fertigen und betreuen mehr als 4.000 Mitarbeiter ein umfassendes Produktportfolio. Auf die Einsatzsysteme von KMW verlassen sich weltweit die Streitkräfte von über 50 Nationen. Assistenz (m/w/d) Büro Berlin Kennziffer 084/1922 Büromanagement inkl. Terminkoordination, Reiseplanung, Korrespondenz (deutsch-, englisch- und ggf. französischsprachig) Terminvorbereitung sowie -nachbereitung Erstellung von Präsentationen und Protokollen Informationsbeschaffung und -aufbereitung sowie Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Erfolgreich abgeschlossende kaufmännische Ausbildung Sehr gute Kenntnisse in MS-Office und SAP Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Französisch wünschenswert Schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent Höflicher, selbstbewusster und offener Umgang mit Amts- und Uniformträgern Teamfähigkeit, Flexibilität, strukturierte Arbeitsweise, Durchsetzungsstärke und Belastbarkeit Unbefristeter Arbeitsvertrag nach bayerischem Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie Spannende Aufgaben in einem kollegialem Klima und abwechslungsreiche Tätigkeiten betriebliche Altersvorsorge (hoher arbeitgeberfinanzierter Anteil) Umfassende Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten Mitarbeiterangebote mit Sonderkonditionen auf vielen Shops Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Mitarbeiterparkplätze Urlaubs- und Weihnachtsgeld, tarifliches Zusatzgeld Betriebliches Gesundheitsmanagement Kinderkrippenzuschuss Gleitzeitregelung 30 Urlaubstage Kantine
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Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w)

Mi. 17.08.2022
Berlin
Die TU Berlin versteht sich als international renommierte Universität in der deutschen Hauptstadt, im Zentrum Europas. Eine scharfe Profilbildung, herausragende Leistungen in Forschung und Lehre, die Qualifikation von sehr guten Absolventinnen und Absolventen und eine moderne Verwaltung stehen im Mittelpunkt ihres Agierens. Ihr Streben nach Wissensvermehrung und technologischem Fortschritt orientiert sich an den Prinzipien von Exzellenz und Qualität. Bei der Technischen Universität Berlin ist/sind folgende Stelle/n zu besetzen: Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w) – 80 % Arbeitszeit – Entgeltgruppe 6 TV-L Berliner Hochschulen Fakultät VI – Institut für Ökologie/ FG Ökosystemkunde/ Pflanzenökologie Kennziffer: VI-487/22 (besetzbar ab sofort / unbefristet / Bewerbungsfristende 19.08.2022)Das Fachgebiet Ökosystemkunde / Pflanzenökologie am Institut für Ökologie der TU Berlin vertritt die Disziplinen Pflanzenökologie, Biodiversität und ökologische Grundlagen des Naturschutzes in Forschung und Lehre. Wir suchen eine*n neue*n Beschäftigte*n in der Verwaltung als Leitung des Sekretariats und Teamassistenz für das Fachgebiet. Folgende Aufgaben sind hiermit verbunden: Organisation und Verwaltung des Fachgebiets, Erledigung der Korrespondenz Bearbeitung von Personalangelegenheiten für die Beschäftigten des Fachgebiets Selbständige Koordinierung der Haushaltsführung und des Bestell- und Rechnungswesens Verwaltung und Bewirtschaftung von Drittmitteln, organisatorische Begleitung von Forschungsprojekten Organisation von Tagungen und Workshops, Betreuung wissenschaftlicher Gäste Studierendenbetreuung, Koordination von Prüfungsterminen, Semesterplanung Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal Sichere Beherrschung moderner Bürokommunikationstechnik, fundierte Kenntnisse in Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulation Bereitschaft zur Einarbeitung in die TU-internen IT-Anwendungen für die Lehrorganisation sowie für das SAP-basierte Haushalts- und Rechnungswesen Organisations- und Koordinationsgeschick sowie Selbständigkeit und Eigenverantwortlichkeit Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erwünscht Einen familienfreundlichen Arbeitsplatz in einem netten Team Ein grünes Arbeitsumfeld am zentral gelegenen Campus Steglitz Zahlreiche Weiterbildungsangebote an der TU Berlin Zahlreiche universitätseigene Sportangebote 30 Tage Urlaub und eine tarifgebundene Vergütung mit regelmäßigen Tarifsteigerungen Eine attraktive Betriebsrente VBL
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Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Mi. 17.08.2022
Berlin
Job-ID: 13246 Die berlinovo Grundstücksentwicklung GmbH sucht ab sofort einen Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in unbefristeter Festanstellung für den Standort Berlin.   Die AENEAS Group wurde mit der Abwicklung des gesamten Bewerbermanagements für die berlinovo-Gruppe beauftragt. Das bedeutet: Wir reichen Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich an die berlinovo-Gruppe weiter. Sie haben Fragen zur Stelle? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!   Über die berlinovo Grundstücksentwicklung GmbH: Die Berlinovo Grundstücksentwicklung GmbH (BGG) ist eine 100-prozentige Tochter der landeseigenen Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH. Mit dem dynamischen Wandel in Berlin wächst vor allem der Bedarf an flexiblen Wohnraum. Die BGG weiß wie man ihn schafft und bringt ihre Kompetenz gezielt ein. Als Projektentwickler mit sozialer Verantwortung plant, baut und vermietet die BGG bezahlbaren Wohnraum. Die Projekte umfassen u. a. Apartments, Flüchtlingsunterkünfte und Pflegeeinrichtungen. Führen des Sekretariats, d. h. Koordinieren, Planen und Überwachen von Terminen; Überwachen von Fristen sowie Durchführen der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Unterstützen bei der Erledigung des Schriftverkehrs, Erarbeiten von Präsentationen, statistischen Auswertungen und Übersichten Verwalten von Dokumenten und Führen von Akten (sowohl in Papierform als auch in digitaler Form) für gesellschaftsbezogene Dokumente sowie Pflegen, Überwachen und Auswerten von Datenbanken Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen sowie Kontieren von Rechnungen in SAP; Überwachen des Zahlungsverkehrs Planen, Vor- und Nachbereiten von Besprechungsterminen, Konferenzen, Workshops und Schulungen Unterstützen bei der Vorbereitung der Gremiensitzungen, d. h. Bereitstellen von Einladungen und Unterlagen, inkl. deren Versand und Protokollierung sowie Koordinieren der fachlichen Zuarbeiten zu schriftlichen Anfragen des Gesellschafters und Sicherstellen von deren Beantwortung Steuern der Schnittstellen für unternehmensbezogene administrative Dienstleistungen Beantragen und Verwalten von SAP-Berechtigungen Unterstützen bei der Erstellung der Unterlagen zum Jahresabschluss und zu Planungen Erledigen von Zuarbeiten und Sonderaufgaben für die Geschäftsführung Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation oder eine gleichwertige Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Immobilienwirtschaft Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit und Diskretion gepaart mit ausgeprägter Organisations- und Kommunikationsstärke sowie einer strukturierten und analytischen Arbeitsweise mit dem Blick fürs Wesentliche Guter Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen und SAP Work-Life-Balance durch Gleitzeit und bis zu 40% Mobilem Arbeiten Erholsame 30 Tage Urlaub pro Jahr Stressfreie Anfahrt ins Büro durch ausgezeichnete Verkehrsanbindung und Zuschuss zum BVG-Firmenticket Förderung und Finanzierung von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten  Kostenfreie Teilnahme an Sport- und Gesundheitskursen Etablierter krisensicherer Arbeitgeber
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Werkstudenten (w/m/d) in der Teamassistenz für ca. 12-14 Std./Woche

Mi. 17.08.2022
Berlin
Curacon öffnet Ihnen Türen und Perspektiven! Mehr als 400 hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 13 Standorte, eine der 20 größten Prüfungsgesellschaften Deutschlands und Top 3 in der Branche Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Was uns aber vor allem auszeichnet: Wir sind EIN TEAM Curacon. Im Backoffice unserer Steuerberatung in Berlin suchen wir ab sofort Unterstützung durch einen Werkstudenten (w/m/d) in der Teamassistenz für ca. 12-14 Std./Woche Wir bieten Ihnen einen flexiblen Nebenjob, der sich gut mit dem Studium vereinbaren lässt. Ihre Aufgaben umfassen das allgemeine Büromanagement – von der Terminkoordination, über Reisebuchungen und Fristenüberwachung bis zur Pflege der Adressdatenbanken und Vorbereitung der allgemeinen Korrespondenz. Auch in die Vor- und Nachbereitung von Terminen sind Sie eingebunden (inklusive Präsentationen und Co.). All das natürlich nie alleine, sondern stets in enger Abstimmung mit unseren sympathischen Teamassistent:innen. Laufendes Studium – Fachrichtung zweitrangig Wir planen langfristig – also gerne Erstsemester (w/m/d) bzw. noch sehr früh im Studium Gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word und Excel) und Zahlenaffinität Genauigkeit, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise, Kommunikationsgeschick und eine „offene“Persönlichkeit mit Spaß an wechselnden, administrativen und organisatorischen Aufgaben Wir bieten ein kollegiales und angenehmes Arbeitsumfeld in einem wachsenden Unternehmen. Sie haben die Chance, unsere Steuerberatung „behind the scenes“ kennenzulernen und sich dadurch berufliche Perspektiven zu eröffnen. Schon so mancher Einsteiger (w/m/d) hat seinen Weg zu uns über ein Praktikum oder Werkstudentenjob gefunden. Bei Interesse und Eignung besteht die Chance, die Aufgaben zu erweitern und auch fachlich mitzuwirken. Flexible Arbeitszeiten, eine faire Werkstudenten-Vergütung, eine strukturierte Aufgabenverteilung und fundierte Einarbeitung gibt es obendrauf.
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Managementassistenz (w/m/d)

Mi. 17.08.2022
Berlin
Die Botschaft des Königreichs der Niederlande in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Managementassistenz (m/w/d) in Vollzeit für die Abteilung für Innovation, Technologie und Wissenschaft und für die Landwirtschaftsabteilung. (38,25 Stunden) Wir suchen eine/n proaktive/n Mitarbeiter/in, der/die selbständig arbeiten sowie schnell und konzentriert zwischen verschiedenen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten fokussieren kann. Sie sind ein Organisationstalent, haben eine pragmatische Haltung und arbeiten lösungsorientiert. Sie sind qualitäts- und verantwortungsbewusst, sind kollegial und kooperativ. Sie sind integer und können mit vertraulichen Informationen umgehen. Einschlägige Berufserfahrungen als Managementassistent/in oder in einer vergleichbaren Tätigkeit für staatliche Organisationen und Behörden, sind erwünscht. Die Botschaft des Königreichs der Niederlande in Berlin sucht ab sofort eine Managementassistenz (w/m/d)Die Stelle umfasst 1 FTE (38,25 Stunden) und ist eine Kombination aus der Unterstützung der Abteilung für Innovation, Technologie und Wissenschaft (0,5 FTE) sowie der Landwirtschaftsabteilung (0,5 FTE). Das Arbeitsgebiet beinhaltet u.a. Kommunikation mit Dritten Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von offiziellen Besuchen und Veranstaltungen Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post/ bzw. E-Mails Dokumentenmanagement und Aktenverwaltung (überwiegend elektronisch) Finanzverwaltung Registrierung der Aktivitäten in einem CRM-System. Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten auf sozialen Medien (Twitter, LinkedIn, Vlogs) Abgeschlossene Ausbildung in den Bereichen Büro und Verwaltung, zum Beispiel als Fremdsprachen- oder Europasekretärin; Einschlägige Erfahrung mit Sekretariatstätigkeiten, vorzugsweise bei einer deutschen Behörde, in der deutschen Wirtschaft, der Wissenschaft oder bei einer diplomatischen Vertretung ist erwünscht Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse (Niveau C1), Niederländisch ist von Vorteil, ggf. sind Sie bereit einen niederländischen Sprachkurs zu absolvieren Nachweislich Erfahrung im Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint); Nachweislich Erfahrung mit digitalen Meetings z.B in MS Teams und Webex; Digitale Kompetenzen und die Bereitschaft, weitere Softwareanwendungen zu erlernen; Sie haben eine Affinität zur externen Kommunikation Die Einstellung erfolgt zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Der Arbeitsvertrag ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann um ein weiteres Jahr verlängert und schließlich entfristet werden, wenn die Leistungen den Anforderungen entsprechen. Diese Stelle fällt unter die Regelung über die Rechtsstellung von Ortskräften (RLM - Rechtspositieregeling lokale werknemers) des niederländischen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten und ist eingestuft in Lohngruppe 5 mit einem Gehalt ab 3.262,00 € brutto pro Monat für 38,25 Stunden/Woche. Die Einstufung hängt von den Kenntnissen, Erfahrungen und Kompetenzen ab. Ein VOG (oder ein deutsches Führungszeugnis) ist bei Dienstantritt vorzulegen. Ein Sprachtest kann Teil des Auswahlverfahrens sein. Die Sekretariats-/Verwaltungstätigkeiten in der Botschaft sind in einem Sekretariats-/Verwaltungspool gebündelt. Daher kann es sein, dass Sie ggf. auch andere interne Abteilungen zeitweise bei Aktivitäten unterstützen, z.B. bei Großprojekten aber auch im Falle von Krankheit oder Urlaub.
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Personal Assistant to the Director (f/m/d)

Mi. 17.08.2022
Berlin
Personal Assistant to the Director (f/m/d) The Max Planck Unit for the Science of Pathogens (MPUSP) is looking for a highly motivated and competent executive personal assistant to the director – Prof. Emmanuelle Charpentier – 2020 Nobel Prize laureate in chemistry. MPUSP is an international research institute of the Max Planck Society located in Berlin. The institute (#40 employees) was founded in 2018 with the mission to strengthen basic research on pathogens (bacteria and viruses) causing diseases in humans. At MPUSP, researchers aim to achieve a better understanding of the complexities of pathogens and their interactions with their natural environment by developing innovative approaches. We are particularly interested in the molecular and cellular mechanisms of regulation by RNAs and proteins in bacterial pathogens. As a member of the Max Planck Society, MPUSP offers an interactive and dynamic environment where our team of international and creative scientists receives continuous support to conduct original research projects and has the freedom to work on fundamental biological questions. Our scientists benefit from state-of-the-art infrastructure, integrated and customized research platforms, and a wide range of scientific activities. For more information, please visit https://www.mpusp.mpg.de. Job Summary The successful candidate will be expected to provide full executive level support to the director to ensure the smooth running of her day-to-day activities as Scientific and Managing Director of MPUSP and as a laureate of the 2020 Nobel Prize in chemistry. The position involves dealing with multiple sensitive and complex issues in a professional and objective manner. Liaise, coordinate, and communicate with interested parties (mainly external to the institute itself, e.g. media and public relations) Manage agenda, calls, and meeting requests, prioritise appointments and reassign them if necessary Manage correspondence and communication, screening, tracking, and responding to calls and e-mails, ensuring that incoming mail and e-mails are handled by or on behalf of the director (multiple requests ranging from personal requests to requests from scientists, journalists, academies, foundations, research institutes, educational institutions, political institutions, non-profit organisations, etc.) Assist the director in researching and following up actions on issues under her responsibility – seeking answers, initiating follow-up actions Manage, plan, and coordinate the scientific, management, communication, and representation activities of the Director Produce (writing, editing, formatting, and layout) and manage documents and presentations for the director Organise meetings and ensure that the director is well prepared for meetings, preparing agendas, draft minutes, and meeting documents Maintain the director's office systems, including office data management, director's contact files, communications and public relations / media, and filing of all documents Meet and greet visitors at all levels of seniority Manage travel arrangements, purchase requisitions, expenses, and reimbursements with the MPUSP administrative team Perform required administrative, managerial, and organisational tasks Higher education level or equivalent Certified foreign language assistant qualification or equivalent Excellent knowledge of English (written and spoken) or native English speaker Personal assistant experience at the executive level (secretarial work, public relations and communication, office management, and organisation) is desirable Excellent interpersonal and communication skills and willingness to interact professionally with a wide range of contacts, both internal and external to the unit Excellent level of commitment, organisational skills, sense of responsibility, reliability, dedication, and decisiveness Excellent attention to detail, with the ability to maintain a high level of accuracy A flexible and proactive approach to work, including the ability to set and change priorities Service orientation, interest in learning new tasks, ability to manage projects in a multi-tasking manner, handle multiple requests, and meet tight deadlines Ability to handle sensitive information with discretion and maintain confidentiality Excellent computer skills, including working knowledge of writing, presentation, illustration, and database management software (preferably PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Adobe, database management, SAP) and other communication software The position is initially for two years, with the possibility of an extension. A part-time employment can be considered. The payment level is based on the German state public service salary scale (TVöD Bund) according to the education, training, qualifications, and professional experience. The benefits correspond to the regulations of the public service. The position is available at the earliest possible date. The Max Planck Society is committed to increasing the number of individuals with disabilities in its workforce and therefore encourages applications from such qualified individuals. Furthermore, the Max Planck Society seeks to increase the number of women in those areas where they are underrepresented and therefore explicitly encourages women to apply. The Max Planck Society strives for gender and diversity equality. We welcome applications from all backgrounds. For more information about the position and possible starting date, please send an e-mail to jobs-charpentier@mpusp.mpg.de.
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