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Sekretariat: 47 Jobs in Gladbeck

Berufsfeld
  • Sekretariat
Branche
  • Immobilien 6
  • It & Internet 5
  • Recht 5
  • Sonstige Dienstleistungen 5
  • Unternehmensberatg. 5
  • Wirtschaftsprüfg. 5
  • Transport & Logistik 4
  • Bildung & Training 3
  • Energie- und Wasserversorgung & Entsorgung 3
  • Wissenschaft & Forschung 3
  • Öffentlicher Dienst & Verbände 3
  • Baugewerbe/-Industrie 2
  • Elektrotechnik 2
  • Feinmechanik & Optik 2
  • Gastronomie & Catering 2
  • Gesundheit & Soziale Dienste 2
  • Groß- & Einzelhandel 2
  • Hotel 2
  • Verkauf und Handel 2
  • Nahrungs- & Genussmittel 1
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Berufserfahrung
  • Mit Berufserfahrung 39
  • Ohne Berufserfahrung 28
Arbeitszeit
  • Vollzeit 40
  • Teilzeit 12
  • Home Office 2
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 28
  • Befristeter Vertrag 10
  • Ausbildung, Studium 4
  • Studentenjobs, Werkstudent 4
  • Freie Mitarbeit/Projektmitarbeit 1
Sekretariat

Mitarbeiter*in in der Buchhaltung / Sekretär*in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Mi. 14.04.2021
Essen, Ruhr
WIR SUCHEN ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT EIN*E MITARBEITER*IN IN DER BUCHHALTUNG/SEKRETÄR*IN DER GESCHÄFTSLEITUNG (M/W/D) Die TIMPE-Gruppe ist eine familiengeführte Unternehmensgruppe, die hauptsächlich in der Vermögensverwaltung, der Immobilienverwaltung und im Pferdesport engagiert ist. Facts Beginn: ab sofort Wochenarbeitszeit: 20 Stunden Probezeit: 6 Monate Jahresurlaub: 28 Tage in der Buchhaltung Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Erfassung der Bewegungen der Kassenbücher und der Konten Abwicklung des Zahlungsverkehrs Ablage als Sekretär*in der Geschäftsleitung Interne & externe Korrespondenz (telefonisch, per E-Mail, per Brief) Selbstständige Abwicklung des allgemeinen Büroablaufs Weiterleitung von Informationen, interne Kommunikation Entlastung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und Alltag Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der Buchhaltung Anpassungsfähigkeit in vorhandene Strukturen und Arbeitsprozesse Strukturiertes Denkvermögen und Organisationstalent Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit Hohe Belastbarkeit und Flexibilität Selbständiges, fristgerechtes und vorausschauendes Arbeiten Gutes und sicheres Ausdrucksvermögen Geübter Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, Excel, Outlook)
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Sekretär Leiter Infrastrukturprojekte (w/m/d)

Mi. 14.04.2021
Duisburg
Für über 500 verschiedene Berufe suchen wir motivierte Mitarbeiter. Und das in ganz Deutschland. Ob erfahrene Profis oder Berufsstarter - wir bieten zahlreiche Einstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Sekretär Leiter Infrastrukturprojekte für die DB Netz AG am Standort Duisburg. Deine Aufgaben: Gewährleisten eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat des Leiters Infrastrukturprojekte West Tagesplanung des Leiters inklusive An- und Abreisen Organisieren von Gesprächs-, Sitzungs-, Konferenz- und Meetingterminen inkl. Raumbuchung, Medienausstattung und Verpflegung Überwachen von Terminen sowie Übernahme des Schriftverkehrs inkl. Ablage Koordination von Materialbestellungen und Reisekostenabrechnungen Kontieren von Rechnungen Weiterleiten dringender Abfragen an die Projekte oder an das technische Projektmanagement Dein Profil: Du bist im Besitz einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung (z. B. Kaufmann für Büromanagement oder Industriekaufmann) Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz sowie im Umgang mit Geschäftspartnern und Kunden ist erforderlich Sicherer Umgang mit MS Office Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise Organisationsgeschick, Eigeninitiative sowie ein sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen Du hast eine schnelle Auffassungsgabe sowie ein ausgeprägtes Reaktionsvermögen und jonglierst spielend unterschiedlichste Themen und Aufgaben Benefits: Wir begegnen Dir nicht nur auf Augenhöhe, sondern in der Regel auch dort, wo Du zuhause bist. Mit Arbeitsplätzen in jedem Bundesland, in großen Städten ebenso wie in kleineren Ortschaften und Gemeinden. Du gibst immer alles und bekommst deshalb auch viel zurück: ein marktübliches Gehaltspaket mit i.d.R. unbefristeten Arbeitsverträgen und Beschäftigungssicherung sowie vielfältige Nebenleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge. Mit Seminaren, Trainings und Qualifizierungen bieten wir Dir individuelle und langfristige Entwicklungs- und Aufstiegschancen auf Fach-, Projekt- oder Führungsebene.
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Assistenz Centermanagement (m/w/d) Kronenberg Center Essen

Di. 13.04.2021
Essen, Ruhr
Die MEC METRO-ECE Centermanagement GmbH & Co. KG ist ein Joint-Venture Unternehmen der METRO und ECE. Die MEC ist zuständig für das integrierte Management inklusive kaufmännisches und technisches Property Management, lokales Centermanagement, Vermietung und Vermarktung von derzeit 60 Fachmarktzentren in Deutschland. Das betreute Marktwertvolumen (Assets under Management) liegt bei 3,5 Mrd. Euro. In allen Centern erwirtschaften rund 1.100 Mietpartner auf einer Mietfläche von 1,6 Mio.m² einen Jahresumsatz von über 3 Mrd. Euro. Über 215 Mitarbeiter arbeiten für die MEC, deren Firmensitz Düsseldorf ist. Für unser Einkaufszentrum Kronenberg Center in Essen suchen wir ab sofort eine: Assistenz Centermanagement (m/w/d)  Ihr Aufgabenbereich: * Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben inklusive Kassenwesen * Erledigung der Korrespondenz * Bearbeitung des Postein- und -ausgangs * Termin- und Reiseplanung sowie -koordination * Rechnungsbearbeitung und Auftragssachbearbeitung * Erstellung von standardisierten Mietverträgen * Steuerung / Qualitätssicherung FM-Dienstleister auf Basis vorliegender Verträge und Leistungsbeschreibungen * Pflege von Websites * Koordination der Aktionen im Center * Unterstützung des Centermanagers bei allen AufgabenIhr Profil: Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen und konnten bereits Berufserfahrung in einem Sekretariat sammeln Der Umgang mit dem PC (MS Office, Word, Excel, PowerPoint) sowie mit modernen Bürokommunikationsmitteln ist Ihnen bestens vertraut, SAP-Kenntnisse sind von Vorteil Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse aus dem Bereich der technischen/infrastrukturellen Dienstleistungen Wegen der internationalen Ausrichtung unseres Unternehmens sind gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert Persönlich sind Sie ein verantwortungsbewusster und teamfähiger Mensch mit einer ausgeprägten Organisationsfähigkeit, der ein sicheres Auftreten und eine gute Kommunikationsfähigkeit für den täglichen Umgang mit Geschäftspartnern und Kunden mitbringt Ihr ausgeprägter Wille, dienstleistungsorientiert zu arbeiten, sowie Ihre Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten runden Ihr Profil ab. Die Stelle besetzen wir in Vollzeit auf 40 Std./Woche-Basis. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige und vollständige Online-Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Arbeitsbeginns sowie Ihrer Gehaltsvorstellung. Bitte richten Sie Ihre Online-Bewerbung an: Frau Fatoumata Altmueller Global Talent Management & Recruitment
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Rezeptionist (m/w/d)

Di. 13.04.2021
Essen, Ruhr
Wir sind das Ruhrgebiet - unser Hotel liegt an der Stadtgrenze zu Gelsenkirchen, Bochum, Bottrop und Oberhausen im Norden von Essen. Ehrlich, robust, ungewöhnlich, einfach! Wir sind wie die Umgebung, wie die Fussballfans der nahegelegnen Schalke 04 Arena, den Messenbesuchern  und den  Freunden der Zechen. Es geht uns um den Gast, sein "Wohlfühlen" im H&S Hotel, unsere Gastlichkeit zeigt sich im "Hömma, somma nomma" und "ey, datt is unsaaa!" ... authentisch eben. Ob Monteur, Movieparkgast oder Businessreisender, hier treffen sich die Menschen. Auf ein Bier im Innenhof, zum Beömmeln.  Das Aufgabengebiet umfasst u.a. ... Check in Check out Reservierungsannahme Ausführung aller regulären Tätigkeiten am Empfang Annahme und Bearbeitung von Gästewünschen  Unterstützung der Telefonzentrale Begrüßung und Betreuung der Gäste Unsere Anforderungen HUMOR und ... idealerweise eine abgeschlossene Berufsausbildung im Hotel ... gerne auch eine kaufmännische Ausbildung ... Sie verfügen über PC Kenntnisse -  wir arbeiten mit HS3 Fliessend Deutsch in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil Positives Äußeres und perfekte Umgangsformen Diskretion und Belastbarkeit Teamgeist Flexibilität F&B Kenntnisse von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung ...einen sicheren Arbeitsplatz! Weiterbildung wird bei uns GROSSGESCHRIEBEN. Ein Gehalt, von dem man/frau leben kann Keine Langeweile ...
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Sekretär/in (w/m/d) als Elternzeitvertretung

Mo. 12.04.2021
Duisburg
Der Bundesverband der Deutschen Binnenschifffahrt e.V. (BDB) ist die Interessenvertretung der Unternehmer in der Güter- und Fahrgastschifffahrt in Deutschland. Neben den verkehrs- und gewerbepolitischen Aufgabenstellungen vertritt der BDB die Branche auch in arbeits-, tarif- und sozialrechtlichen sowie personal-, sozial- und bildungspolitischen Angelegenheiten. Für das allgemeine Sekretariat und die Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung des BDB suchen wir am Standort Duisburg ab Juni 2021 und befristet bis voraussichtlich Ende September 2022 eine/n Sekretär/in (w/m/d) als Elternzeitvertretung (Vollzeit).Ihre Tätigkeit beinhaltet sämtliche anfallenden Aufgaben im Sekretariat, u.a. Postbearbeitung, Listenführung, Aktenverwaltung, Fristenüberwachung, Korrespondenz nach Diktat und Vorlage. Als Vertretung der Assistentin des Geschäftsführers werden Sie u.a. in die Termin- und Reiseplanung und in die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Konferenzen eingebunden.Was wir von Ihnen erwarten: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation bzw. Büromanagement und verfügen über eine gute Ausdrucksfähigkeit. Gute MS-Office-Kenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für uns unabdingbar. Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil. Sie arbeiten schnell, konzentriert, gründlich und strukturiert. Ein zeitweilig hohes Arbeitstempo schreckt Sie nicht ab. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude, und auch in turbulenten Zeiten bleiben Sie stets freundlich und serviceorientiert. Sie sind souverän im Umgang mit Ihren Aufgaben und stehen auch neuen Projekten aufgeschlossen gegenüber.
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Reservation & Front Office Manager (m/w/d)

So. 11.04.2021
Duisburg
Unser Hotel Conti ist ein charmantes Businesshotel mit klaren Formen und weichen Farben. Wir befinden uns in top Citylage und unsere Gästezimmer sind trotzdem absolut ruhig. Die Verkehrsanbindung zum Flughafen und zur Messe Düsseldorf, zur Messe Essen, zur Autobahn, zum Duisburger Hauptbahnhof und zum Landschaftspark-Nord ist exzellent. Und unser Team ist lebendig und richtig nett. Anstellungsart: Vollzeit Sie sind verantwortlich für die optimale Auslastung unserer Hotels Conti und ferrotel sowie für unser Apartmenthaus mit insgesamt 101 Hotelzimmern zu höchstmöglichen Raten. Sie verkaufen eigenständig unser Gruppen-, Messe- und Tagungsgeschäft. Darüber hinaus kontrollieren Sie die Entgegennahme von Reservierungen sowie deren ordnungsgemäße Bearbeitung und Korrespondenz. Sie pflegen und analysieren die Daten unserer Online- Booking- Tools. Am Empfang sind Sie verantwortlich für den optimalen Ablauf und der Einhaltung unserer Servicestandards und unterstützen unser Empfangsteam im operativen Geschäft. Sie optimieren und standardisieren unsere Abläufe. Sie führen und schulen die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter.   Sie sind ein hervorragender Verkäufer und haben Spaß am/ suchen gerne Kundenkontakt. Neben einer abgeschlossenen Berufsausbildung im Hotelfach, bringen Sie bereits Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit. Idealerweise kennen Sie den regionalen Hotel- und Tagungsmarkt. Sie arbeiten gerne im Team, besitzen ein sicheres Auftreten und bringen eine hohe Leistungs- und Einsatzbereitschaft mit. Ihre Deutsch- und Englischkenntnisse sind verhandlungssicher.
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Teamassistent im Bereich Elektro- und Gebäudetechnik (w/m/d)

So. 11.04.2021
Essen, Ruhr
Seit 1866 gilt unsere Leidenschaft der Technik und der Sicherheit. Innovationen beeinflussen unser Leben in vielfältiger Weise. Für die Sicherheit von Menschen und der Gesellschaft setzen wir uns jeden Tag aufs Neue ein und schaffen Vertrauen in neue Technologien. Wir sind Teil des Fortschritts. Wir beraten, wir prüfen, wir zertifizieren. Wir handeln aus Überzeugung, gestalten schon heute die Welt von morgen – setzen Zeichen. Wir nehmen die Zukunft in die Hand. Wir sind TÜV SÜD – 25.000 Mitarbeiter an weltweit 1.000 Standorten. Die TÜV SÜD Industrie Service GmbH bündelt Know-how und Erfahrung für Unternehmen der Bereiche Industrie und Real Estate. Das Dienstleistungsspektrum umfasst Ingenieur- und Prüfdienstleistungen für die Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit von Anlagen, Infrastruktureinrichtungen und Gebäuden im Rahmen des gesamten Lebenszyklus – von der Machbarkeit über die Planung, den Bau und den Betrieb bis hin zu Modernisierung oder Rückbau. Wenn Sie die Zukunft mit uns gestalten wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Vertriebliche Unterstützung unserer Abteilung in Essen (Erstellung von Angeboten und Unterlagen, Nachtelefonieren der Angebote und Terminabstimmung) Unterstützung bei der Disposition der Sachverständigen, z. B. bei der Anlage, Kalkulation und Disposition von Aufträgen in SAP, sowie bei der Abrechnung der Sachverständigen, z. B. Rückmeldung und Rechnungslegung Übernahme der anfallenden administrativen Tätigkeiten Unterstützung und Verstärkung des Teams im Innendienst Datenerfassung, Dateneingabe sowie Datenpflege Telefonischer Kundenkontakte, Erteilung von Auskünften, Beantwortung von Anfragen und Vereinbarung von Terminen für unsere Sachverständigen Erstellung sowie Vervollständigung von Dokumente für unsere Kunden (Prüfbücher etc.) Übernahme des Post- und Auftragseingangs sowie Erstellung von Korrespondenzen und Angeboten nach Vorgaben Koordination des Auftragseingangs, der Auftragsbestätigung, der Archivierung etc. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Bürokaufmann bzw. Kaufmann für Büromanagement Kenntnisse in den Bereichen Angebotskalkulation, Auftragsabwicklung, Telefonakquisition sowie Disposition erforderlich Gute Kenntnisse in den SAP R/3-Anwendungen Routinierter Umgang mit den MS Office-Anwendungen Ausgeprägtes Organisationstalent Selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und hohe Kundenorientierung Freude an beruflicher Weiterbildung und Weiterentwicklung Diese Stelle ist auf ein Jahr befristet. Der besseren Verständlichkeit halber verwenden wir durchgängig – grammatikalisch – männliche Bezeichnungen, adressieren dabei aber Personen aller Geschlechter gleichermaßen. Themen wie die berufliche Gleichstellung aller Menschen haben bei TÜV SÜD einen hohen Stellenwert.
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Projektadministration (m/w/d) in Teilzeit

Sa. 10.04.2021
Bochum
Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit. Im Rahmen des Förderprogramms „Inklusive Hochschule“ des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft NRW werden mehrere Projekte und Angebote an der Ruhr-Universität Bochum mindestens für die Jahre 2021 und 2022 geschaffen, die die Studiensituation von Studierenden mit Behinderung oder chronischen Erkrankungen verbessern sollen. Das Förderprogramm wird an der Ruhr-Universität Bochum durch das Dezernat 2 – Studierendenservice und International Office koordiniert. Die Teilprojekte wurden durch ein Team aus verschiedenen Hochschulbereichen (Zentrum für Wissenschaftsdidaktik, IT.SERVICES, Beratungseinrichtung und Beauftragter für Studierende mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen, Studierendenservice) erarbeitet und sind je nach Schwerpunkt des Teilprojektes bei den entsprechenden Einrichtungen angesiedelt. Das Dezernat 2 – Studierendenservice und International Office sucht ab dem 01.06.2021 eine/n Verwaltungsangestellte/n zur Projektadministration (m/w/d) in Teilzeit (19,915 Std./Woche = 50%), zunächst befristet bis zum 31.03.2023. Eine Verlängerung der Stelle ist bei einer Verlängerung des Förderprogramms möglich. Selbstständiges vorbereitendes Finanzcontrolling der Mittel des Förderprogramms (Kontoführung, Buchungsüberwachung, Vorbewertung geplanter Ausgaben in den Teilprojekten, Abgleich mit Budgetplänen, Anforderung von Nachweisen/Erläuterungen bei Teilprojektleitern) Selbstständige Vorbereitung von Verwendungsnachweisen über die Projektmittel und Projekttätigkeiten für das Ministerium Erledigung allgemeiner organisatorischer Unterstützungsangelegenheiten für die Gesamtprojektleitung der Teilprojektleitungen (z.B. Terminabstimmungen, Erstellung und Versand von Unterlagen/Protokollen, Textkorrekturen, Abstimmung mit anderen Bereichen/Abteilungen/Dezernaten und Fakultäten) Beschaffungswesen (Angebotseinholung, Preisvergleiche, Beschaffung, Inventarisierung) Stilsichere Korrespondenz in deutscher Sprache Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst Einschlägige Kenntnisse im Finanz-und Haushaltswesen (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle) Berufserfahrung im Bereich Verwaltung / Sekretariat, speziell der Verwaltung von Drittmittelprojekten ist wünschenswert Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Excel, PowerPoint, Mail Programme) Hohes Maß an Kommunikations-und Organisationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Teamfähigkeit Selbstständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und Serviceorientierung Freundliches, kommunikatives und kooperatives Wesen Weiterbildungsmöglichkeiten Bezahlung und sonstige Sozialleistungen nach TV-L faire Arbeitszeiten und familiengerechtes Arbeiten spannende Projekttätigkeit bei einem bedeutenden Thema in einem vielfältigen Projektteam Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt je nach Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Voraussetzungen bis max. Entgeltgruppe TV-L 9a. Zielgruppe: Diese Ausschreibung richtet sich auch an befristet bzw. unbefristet beschäftigtes Personal (nach TV-L) der Ruhr-Universität Bochum.
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Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Betriebliche Koordination Sicherheit

Sa. 10.04.2021
Essen, Ruhr
Radioaktive Abfälle bis zu ihrer Endlagerung nach höchsten Sicherheitsstandards aufzubewahren – das ist unser Auftrag. Als Gesellschaft des Bundes gewährleisten wir den sicheren und zuverlässigen Betrieb von Zwischenlagern für hochradioaktive Abfälle. Seit 2020 führen wir auch Zwischenlager für schwach- und mittelradioaktive Abfälle an den Standorten deutscher Kernkraftwerke. Dadurch liegt die Verantwortung für die Zwischenlagerung der radioaktiven Abfälle der Energieversorgungsunternehmen zentral in unserer Hand. Neben bewährter und solider Technik sind es vor allem unsere Mitarbeiter*innen, die eine sichere und zuverlässige Zwischenlagerung an zahlreichen Standorten in Deutschland gewährleisten. Für diese verantwortungsvolle Aufgabe suchen wir Verstärkung. Für unsere Organisationseinheit Betrieb an unserem Standort in Essen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Betriebliche Koordination Sicherheit Erledigung sämtlicher Sekretariats- und Assistenzaufgaben der Abteilung (Terminabstimmung und -verfolgung, Vorbereitung von Besprechungen und Dienstreisen sowie Reiseorganisation) Unterlagenverwaltung (Dokumentation, Posteingang, Ablage) Zielgerechte Aufarbeitung entscheidungsrelevanter Informationen und Daten zu Präsentationen, Berichten und ähnlichen Vorgängen Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft inklusive vorausschauender Zuarbeiten Übernahme von weiteren Aufgaben und Mitarbeit an Projekten Bedarfsanforderungsagentur für die Organisationseinheit Betrieb Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss Berufserfahrung mit Sekretariats- und Sachbearbeitungstätigkeiten wünschenswert Routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen und SAP Hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein Eigenverantwortliche, effiziente und strukturierte Arbeitsweise Übersicht und Organisationsfähigkeit Förderung von Diversität und Gewährleistung der Chancengleichheit aller Mitarbeiter*innen Langfristig sichere Arbeitsplätze Attraktives Vergütungspaket inklusive einer arbeitgeberfinanzierten Altersversorgung und vermögenswirksamen Leistungen 30 Urlaubstage und zusätzlich 6 Brückentage bei einer 39-Std.-Woche Flexible Arbeitszeitmodelle sowie hoher Stellenwert der individuellen Fort- und Weiterbildung Weitere Benefits wie Parkplätze für Mitarbeiter*innen, Zuschuss zum Jobfahrrad und Firmenfitnessprogramme
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Executive Assistant (m/w/d)

Fr. 09.04.2021
Mülheim an der Ruhr
Wir sind davon überzeugt, dass Arbeit Spaß machen muss. Wir wollen das Arbeiten mit Informationen leichter machen und glauben, dass jeder Mensch und jedes Unternehmen dadurch sein Potenzial erweitern kann. Die EASY SOFTWARE AG ist einer der führenden Anbieter zukunftsweisender, erfolgreicher Softwareprodukte und Servicelösungen mit einem besonderen Fokus auf Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse. Wir entwickeln Lösungen rund um die Themen Enterprise Content Management sowie Cloud und Mobilität. Für unseren Vorstandsvorsitzenden (CEO) suchen wir eine Persönlichkeit, die engagiert und fokussiert neue Wege mitgeht und vor allem unseren CEO operativ und strategisch unterstützt.Die Aufgaben in dieser spannenden Funktion umfassen alle Aspekte einer Vorstandsassistenz mit dem Ziel, ein effizientes Arbeiten vorzubereiten, sei es mit dem Erstellen von Arbeitspapieren, Präsentationen oder Entscheidungsgrundlagen. Auch umfasst die Tätigkeit das Monitoring bereichsübergreifender Projekte, die Erstellung von Übersichten und Aufstellung von Kennziffern sowie die Teilnahme an Besprechungen und Sitzungen (inkl. Vor- und Nachbereitung) sowie an Verhandlungen und ausgewählten anderen Terminen zusammen mit dem CEO. Enge Zusammenarbeit mit dem Board Office und allen anderen Stakeholdern sowie Sicherstellen des Informationsflusses sind weitere entscheidende Elemente der Aufgabe. Deine Aufgaben im Einzelnen: Erstellung von Arbeitspapieren, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen Vorbereitung und Verbreitung von Korrespondenzen des CEO sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz in Abstimmung mit dem Board Office Informationsaustausch und Abstimmung mit den Geschäftsleitungsmitgliedern im Auftrag des CEO Monitoring bereichsübergreifender Projekte Erstellung von Übersichten und Aufstellungen von Kennziffern/KPIs inklusive Controlling Teilnahme an Besprechungen, Sitzungen und Verhandlungen zusammen mit dem CEO Für uns ist wichtig: Du weißt, wovon Du redest und was Du tust. Du erkennst Wesentliches und kommst auf den Punkt. Du schaffst es, strukturiert und systematisch eine Vielzahl an Aufgaben sowie Informationen zu verarbeiten und bist in hohem Maß einsatzbereit und wissbegierig. Projektmanagement-Tools wendest Du schon seit mindestens zwei Jahren erfolgreich in Deiner aktuellen Position an und noch länger und versierter gehst Du mit den Microsoft-Office-Produkten um. Du kannst problemlos von der deutschen in die englische Sprache "switchen" und wendest diese konversationssicher in Wort und Schrift an. Ideal wäre, wenn Du bereits mehr als drei Jahre in einer vergleichbaren Position gearbeitet hast oder aber vergleichbare Erfahrungen in einem mindestens mittelständischen Unternehmen gesammelt hast. Regelmäßige Reisebereitschaft an unsere anderen Standorte (national und international) ist Voraussetzung (post-Corona). Deine Qualifikation im Einzelnen: Studienabschluss in BWL- oder (Wirtschafts-) Informatik oder eine Ausbildung in einem Bereich der IT Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im IT-Umfeld, idealerweise Software Cloud- und Digitalisierungs- sowie ECM-Markt-Kenntnisse von Vorteil Eine hohe Leistungsbereitschaft ist Voraussetzung Praktische Erfahrungen in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz sowie im Projektmanagement (2-3 Jahre Mindestvoraussetzung) Verständnis für betriebswirtschaftliche Abläufe und ausgeprägte Kosten-Nutzen-Sensibilität Know-how in der fachlichen Führung von Projektteams sowie Beratungskompetenz auf allen Hierarchie-Ebenen Ausgeprägter Fokus auf Planungstreue und Qualität Strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie Denken in Prozessen unter Berücksichtigung aller relevanten Schnittstellen Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Konfliktfähigkeit runden Dein Profil ab Wir bieten Dir ein eigenverantwortliches und abwechslungsreiches Arbeitsfeld in einer familiären Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit, Dich stetig weiterzuentwickeln. Ein modernes Arbeitsumfeld mit neuester Technik ist für uns selbstverständlich. Dazu zählt auch die Möglichkeit, Dir Deine Arbeitszeit flexibel einzuteilen und mobil zu arbeiten. Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung über unsere Website!
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