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office-management | agentur: 21 Jobs

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Arbeitszeit
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  • Teilzeit 4
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 14
  • Ausbildung, Studium 3
  • Befristeter Vertrag 3
  • Studentenjobs, Werkstudent 1
Office-Management
Agentur

Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in einer Werbeagentur

Do. 27.02.2020
Hamburg
VASATASCHRÖDER ist eine inhabergeführte Full Thinking Werbeagentur mit einem 65-köpfigen Team in der Hamburger Innenstadt. Die Agentur führt crossmedial Marken wie Villeroy & Boch, Fielmann, Vorwerk, Haspa, Cyberport, BSPayone, klarmobil, Möbel Pfister, GKL und Plan International. Anstellungsart: Teilzeit Begrüßung von Besuchern und Mitarbeitern Annahme und Weiterleiten von Telefongesprächen Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost sowie Kuriersendungen Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Getränken etc. Verwaltung von Kalendern und Konferenzräumen inkl. Bewirtung in Meetings Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung Unterstützung der Teams bei administrativen Aufgaben Korrespondenz mit Lieferanten und Dienstleistern telefonisch sowie per Mail Führen von Listen und Pflege von Datensätzen Organisation, Buchung und Abrechnung von Reisen sowie Führung des Kassenbuchs All diese Aufgaben teilst du dir in einem wechselnden Schichtsystem (Früh- und Spätschicht) mit einer Kollegin, daher sind enge Absprachen und Teamwork von hoher Wichtigkeit. Du bringst mindestens 2 Jahre fundierte Erfahrung im Bereich der Empfangsarbeit mit, die du im besten Fall in einer Werbeagentur oder ähnlichem Umfeld gesammelt hast Du denkst mit, hast einen Blick fürs Wesentliche und organisierst und strukturierst ebenso gern wie gut Du hast Spaß an der Kommunikation mit Menschen – egal ob persönlich, am Telefon oder per E-Mail Du hast ein sympathisches Auftreten und eine gut gelaunte Art und lässt dich auch von stressigen Situationen nicht aus der Ruhe bringen Dir merkt man Offenheit und eine sehr ausgeprägte Dienstleistungs-Orientierung an Du bringst große Motivation und eine schnelle Auffassungsgabe mit, um den Empfang mit all seinen Aufgaben eigenverantwortlich zu übernehmen Du bist verantwortungsbewusst, vertrauenswürdig und absolut zuverlässig Anspruchsvolle Projekte für namhafte und spannende Kunden Eine professionelle und dynamische Arbeitsatmosphäre mit viel Spielraum für eigene Ideen Die Chance, Verantwortung zu übernehmen und eigenständig zu arbeiten Flache Hierarchien, eine offene Unternehmenskultur und ein freundschaftlicher Umgang Ein motiviertes und aufgeschlossenes Team Unser schönes Büro mitten in der Hamburger City, wo du Obst, Getränke, Massagen, einen HVV-Zuschuss und vieles mehr erhältst
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Office Manager / Team Assistenz (m/f/d)

Mi. 26.02.2020
Berlin
StoryMachine ist eine 2017 gegründete Social-Media-Agentur mit dem Schwerpunkt auf strategischem Storytelling für Brands, Persönlichkeiten und politische Institutionen. Die Basis unseres integrativen Storytellings ist journalistisch und komplett datengetrieben. Wir betrachten Social Channels nicht isoliert, sondern heben ihre Stärken und Besonderheiten hervor und bringen sie zum Vorteil unserer Kunden ein. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Eigenständige Terminplanung und -koordination des Geschäftsführers/HR-Abteilung Erledigung der gesamten Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses in allen Abteilungen Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen Allgemeine Sekretariatsaufgaben Vorbereitende Buchhaltung Bürobestellungen und Organisation intern Event-Planungen Ein kaufmännische Berufsausbildung oder Berufserfahrung im Assistenzbereich Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit per Telefon und E-Mail Gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme, insbesondere Outlook für die Terminierung Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise Gepflegtes Erscheinungsbild und selbstsicheres Auftreten Hohes Maß an Teamfähigkeit Prozessübergreifendes unternehmerisches Denken Freiräume, um deine persönliche Erfolgsgeschichte zu schreiben Du trägst Verantwortung und bist in den Top-Management Entscheidungen involviert Regelmäßige Networking Events mit ranghohen Politikern und Medienvertretern Vielfältige Coachingangebote Teamlunches, Funday Mondays StoryMachine E-Roller
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Datenschutzbeauftragter (m/w/d)

Mi. 26.02.2020
Berlin
Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 85.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.700 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten. Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Datenschutzbeauftragten (m/w/d) Rechtsamt, Stadtbezirk Villingen, unbefristet, Teilzeit 20,5 Std./Wo., A 11 Beratung und Unterstützung der Stadtverwaltung in allen Fragen des Datenschutzes (Weiter-)Entwicklung von gesamtstädtischen datenschutzrechtlichen Konzeptionen zur Wahrung der einheitlichen Rechtsanwendung und Vorgabe von Standards, insbesondere bei der Erarbeitung verwaltungsinterner Regelungen sowie Satzungen, Formularen und Verträgen Einführung eines Systems zu Risikoanalyse und Datenschutzfolgenabschätzung in Zusammenarbeit mit anderen städtischen Beteiligten Führung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO im Hinblick auf Vollständigkeit, Qualität und Aktualität Entwicklung von Schulungskonzepten zur Sensibilisierung der Beschäftigten sowie Durchführung von Schulungen Überprüfung datenschutzrechtlicher Vorgänge bei Beschwerden von Bürgern Dokumentation, regelmäßige Berichterstattung an den Oberbürgermeister und städtische/-r Ansprechpartner/-in für den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgeschlossenes Studium als Diplom-Verwaltungswirt/-in (FH) bzw. Bachelor of Arts, Public Management fundierte Kenntnisse im Bereich des Datenschutzes und der IT Rechtskenntnisse in datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere DSGVO und LDSG selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten Kommunikationsfähigkeit Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. verantwortungsvolles Aufgabengebiet bei selbständiger und eigenverantwortlicher Arbeitsweise Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zukunftssichere Beschäftigung betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance' Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten
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Auszubildende zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)

Mi. 26.02.2020
Düsseldorf
Wir suchen Sie als Auszubildende zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) im Düsseldorfer Medienhafen ab August 2020 EY-Parthenon steht für internationale Top-Strategieberatung: unkonventionell, leidenschaftlich und persönlich, immer ergebnisorientiert und umsetzbar. Wir sind stolz auf unsere einzigartige Kultur und unsere eigene Art, Dinge anzupacken. Unser Anspruch ist es, komplexe Probleme zu lösen und echte Veränderungen zu bewirken. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und der Schweiz entwickeln maßgeschneiderte Lösungen für unsere internationalen Kunden – damit sie die besten Geschäftsentscheidungen treffen und das volle Potenzial ihres Unternehmens ausschöpfen können. Wir sind stolz auf unsere eigene, einzigartige Unternehmenskultur einer kleineren Beratungsboutique.Sie werden Teil unseres Teams und erlernen die betrieblichen Abläufe in den Fachabteilungen mit dem Schwerpunkt im Office Management und der gehobenen Assistenz. Sie werden jeden Tag bei uns Neues lernen und auch anwenden dürfen: Wir zeigen ihnen, wie man professionelle Geschäftskommunikation mit modernen Kommunikationsmitteln auf höchstem Niveau gestaltet. Sie unterstützen die Partner bei der Organisation und Planung betrieblicher Prozesse unter anderem mit der Anwendung von SAP. Wir bringen Ihnen bei, wie man auch bei Chaos und Hektik Struktur und einen ruhigen Kopf bewahrt. Die Partner bauen auf Sie, wenn es um die Reiseplanung geht. Sie lernen die Tricks und Tücken der Reiseplanung. Damit die Kollegen sich wohlfühlen, kümmern Sie sich um Getränke, Obst und Süßigkeiten. Kunden empfangen Sie mit einem Lächeln und lassen sie sich bei uns willkommen fühlen Es kommen und gehen Kollegen und Sie gewährleisten, dass jeder das aktuelle Wissen dazu hat Unsere Leistungen werden abgerechnet und Sie unterstützen bei der Rechnungsstellung, da Sie fortlaufend den Überblick über die auflaufenden Kosten haben. Der serviceorientierte Umgang mit Menschen steht täglich im Vordergrund. Interkulturelle Fähigkeiten sammeln Sie durch Kontakte und Veranstaltungen mit unseren internationalen Kollegen und Bewerbern. Sie erhalten ein iPhone oder Samsung Galaxy und dürfen dieses auch privat nutzen. In unserem Office in den Gehry-Bauten im Medienhafen stehen Ihnen Getränke, Obst und Süßigkeiten zur Verfügung  Wie garantieren geregelte Arbeitszeiten, denn die Work-Life-Balance ist uns wichtig. Quer durch das Jahr bieten wir regelmäßige Events wie das Segelwochenende, Office Events, und unser Summer Retreat mit dem Partner an. Ein Stellplatz im Parkhaus ist garantiert. Mit 30 Urlaubstagen kann man großartige Urlaube planen Das Wichtigste: Sie bekommen eine qualitativ sehr hochwertige Ausbildung in einem herzlichen und aufgeschlossenen Team, das kaum Ihren Start erwarten kann. Sie haben ein sehr gutes bis gutes Abitur. Ihre Rechtschreibung und Kommasetzung sind top. Auf die englische Kommunikation freuen Sie sich, da Sie bereits jetzt mehr als Grundkenntnisse besitzen. Sie möchten sich täglich herausfordern, sind lernhungrig und sehr gewissenhaft.  Als vielfältiger Ansprechpartner sollten Sie sehr kommunikativ und aufgeschlossen sein. Auf Menschen können Sie zugehen.  Bringen Sie gerne schon erste Berufserfahrung mit.
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Office Manager (m/w/d)

So. 23.02.2020
Köln
Die DocCheck Gruppe mit Hauptsitz in Köln hat sich mit ihren innovativen Dienstleistungen auf den Wachstumsmarkt Healthcare spezialisiert. Im operativen Business stehen dafür zwei Marken:  antwerpes, die führende Agentur für kreative Healthcarekommunikation DocCheck, die größte europäische Community für Healthcare Professionals mit dem DocCheck Shop und dem Start-up Investor DocCheck Guano AG   Die Gruppe beschäftigt derzeit 260 Mitarbeiter.  Werde unser Captain Office Manager (m/w/d) Wenn es um Office Management, Terminkoordination und die organisatorische Unterstützung von Projekten geht, bist du voll in deinem Element? Du bleibst cool und serviceorientiert, auch wenn es mal hektisch wird? Du willst als erster Ansprechpartner am Front Office die Außenwirkung unserer Company prägen? Dann unterstütze das Front Office von DocCheck und entwickel deine interdisziplinären Kompetenzen in einem vielfältigen Mix aus Büroorganisation, Projektunterstützung und Eventmanagement weiter! Du unterstützt unser Front Office beim Kundenempfang, am Telefon, bei der Termin- und Reisekoordination sowie bei der Postbearbeitung Du bist für den Einkauf (Büromaterial, Getränke, etc.) sowie für eine reibungslose Infrastruktur (Handwerker, Reinigungs- und Wachdienst, Fuhrpark etc.) zuständig Du unterstützt das Marketing (z.B. durch Mailings oder der Produktion von Werbemitteln) und bist in die Planung von internen wie externen Events, Seminaren und Messen eingebunden Du hast nach deiner gut bis sehr gut abgeschlossenen Ausbildung (Bürokauffrau/-mann, Hotelfachfrau/-mann o.Ä.) bzw. nach deinem Bachelor 1-2 Jahre Berufserfahrung im Empfangsbereich oder Vergleichbarem gesammelt Du hast ein Händchen für genaue und strukturierte Prozesse und konntest dein Organisationstalent bereits in der Projektabwicklung unter Beweis stellen (z.B. Organisation von internen Veranstaltungen) Du bringst betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse mit, sprichst gut Englisch und hast einen PKW-Führerschein "Man bekommt immer ein konstruktives Feedback seiner täglichen Arbeit und stößt mit neuen Ideen nie auf taube Ohren. Das find ich klasse. Und den Kaffee auch!" Heidi, seit 2017 im Event Management "Ich wurde engagiert, um etwas Tolles aufzubauen. Dazu bekomme ich genau die Unterstützung und die Freiheiten, die ich brauche. Das ist enorm motivierend." Anja, seit 2014 bei DocCheck Research "Mir sind Angebote zur Fortbildung wichtig – ob Business Englisch Kurse, interne Fortbildungen oder berufsbegleitendes Masterstudium. Und da wird hier echt einiges geboten!" Björn, seit 2015 im Product Management Deine Benefits  
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Office Manager (m/w/d) -Teilzeit, befristet-

So. 23.02.2020
Wiesbaden
Wir sind eine Agentur für Kongress- und Event-Management mit dem Schwerpunkt im Gesundheitswesen. Als Full-Service-Dienstleister sorgen wir mit innovativen und zielorientierten Veranstaltungskonzepten für wissenschaftlichen Transfer, Begegnung und Vernetzung. Wir unterstützen wissenschaftliche Gesellschaften, Verbände und Unternehmen bei der Umsetzung unterschiedlichster Veranstaltungsformate. Bei Seminaren, Tagungen und Kongressen kümmern wir uns darum, dass alle Inhalte und Botschaften auf anspruchsvollem Niveau präsentiert werden. Unsere Kongressagentur mit ca. 30 Mitarbeiter/innen hat ihren Hauptfirmensitz in Wiesbaden und ein Office in Werne. Wir suchen in der Abteilung Office Management ab sofort Office Manager (m/w/d) - Teilzeit (ca. 24 h/Woche), befristet als Elternzeitvertretung - Übernahme unserer Büroorganisation (Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost inkl. Pakete, Organisation des technischen Equipments, Schlüsselverwaltung, Datenentsorgung, etc.) Sicherstellung eines exzellenten Eindrucks unseres Office Wiesbaden Verantwortung für unser Bestellwesen und Besorgungen (Bürobedarf, Büroausstattung, Lebensmittel, etc.)  Kommunikation als erster Ansprechpartner mit, sowie Koordination der verschiedenen externen Dienstleistern (z.B. diverse Office Dienstleister, Hausmeisterservice, Vermieter, Reinigungsfirma, Handwerksbetriebe, etc.) Betreuung der Telefonzentrale und Erstkontakt für unsere Kunden Gästeempfang (Besucher, Kunden, Lieferanten, Dienstleister allgemein, etc.) Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume inkl. Organisation der Bewirtung Verwaltung der Kontaktdaten und Informationen über Kunden und Dienstleister im CRM-System Verantwortung für das Vertrags- und Versicherungsmanagements (Dienstleister, Kunden) Abschluss und Verwaltung von Leasingverträgen des Fuhrparks  Abschluss und Verwaltung von Versicherungen (Haftpflicht, KFZ)  Verwaltung und Controlling der Mobilfunkverträge Erstellung von jährlichen Nebenkostenabrechnungen für Untermieter Mitwirken an der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen durch z.B. Fehlersammelliste Organisieren und Strukturieren der Datenablage und die Wiedervorlage für die Geschäftsführung  Unterstützung beim Onboarding neuer Kollegen allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten und Unterstützung im Tagesgeschäft Erstellen von Statistiken und Auswertungen Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare Erfahrungen in diesem Bereich – wichtig ist uns Erfahrung im Office Bereich oder Sekretariat, idealerweise im Agenturleben ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift souveränes, freundliches Auftreten selbstständige, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise Kommunikationsgeschick, Organisationstalent und lösungsorientiertes Handeln Teamfähigkeit und Freude am Zuarbeiten sowie Hands-On Mentalität Selbstverständnis im diskreten Umgang mit sensiblen Daten und Informationen service- und kundenorientiertes Arbeiten und Freude am Umgang mit Menschen technische Affinität und sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen flache Hierarchie und kurze Kommunikations- sowie Entscheidungswege, offene Türen und hilfsbereite Kollegen, Duzen über alle Hierarchieebenen sorgfältige Einarbeitung interne und externe Schulungen/Trainings Teamevents verkehrsgünstige Lage mit unmittelbarer Autobahn-Anbindung im Rheinpark WI-Biebrich (bei Frankfurt a.M.) sowie Parkplätze für die Mitarbeiter/innen Mitarbeiter-Lounge sowie Kalt-/Warmgetränke und süße Snacks
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Front Office Manager (w/m/d)

Sa. 22.02.2020
Bad Homburg
Hi! Wir sind SYZYGY – eine der führenden digitalen Full-Service-Agenturen in Deutschland. Wir verbinden Kreativität, Technologie und Media und entwickeln so intelligente Marketing- und Kommunikationslösungen, die ein einfaches Ziel haben: The greatest Happiness! Für Menschen. Und für Marken. 1995 gegründet, arbeiten mittlerweile über 380 Mitarbeiter an 5 Standorten in Deutschland. Wir bieten spannende Projekte für große Marken und viel Verantwortung. Dafür suchen wir Menschen mit Leidenschaft, Begeisterung und Haltung. Echte Teamplayer. Denn wir sind überzeugt, dass es viel mehr Spaß macht, gemeinsam mit Menschen an Projekten zu arbeiten, die man respektiert und schätzt.   Für unser Office in Bad Homburg bei Frankfurt am Main suchen wir Dich als:   Front Office Manager (w/m/d) Eigenverantwortliche und selbständige Organisation des Empfangsbereiches Erstkontakt am Telefon und Betreuung unserer Kunden und Gäste vor Ort Vorbereitung und Betreuung von Kundenmeetings und Agentur-Veranstaltungen Büroorganisation inkl. Einkauf, Bestellungen, lokalem Reise- und Facilitymanagement, sowie Ein- und Ausgangspost Zentraler Ansprechpartner unserer Mitarbeiter für alle administrativen und organisatorischen Belange Unterstützung der Personalabteilung im Onboarding neuer Mitarbeiter als auch in der administrativen Organisation Eine befristete Festanstellung mit Option auf Übernahme Ein freundliches Team, das sich auf Dich freut Ein Arbeitsplatz im Herzen von Bad Homburg Ein inspirierendes und kreatives Agenturumfeld mit Top-Ausstattung Sehr hohe Eigenständigkeit und Eigenverantwortung Die Möglichkeit, Dich aktiv in die Gestaltung des Bad Homburger Offices einzubringen   Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Ein absolut verbindliches und selbstbewusstes Auftreten kombiniert mit positiver Ausstrahlung Serviceorientierter, selbständiger Arbeitsstil mit Hands-On-Mentalität Ein Auge für Details für die Pflege und Mitgestaltung unseres schönen, brandneuen Offices Erfahrung im Front Office Management, Guest Relations oder an der Rezeption  Kommunikationsstärke, Improvisationstalent und Multi-Tasking Fähigkeiten Exzellente Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil Erfahrung mit MS Office
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Office Manager / Teamassistent (m/w/d)

Fr. 21.02.2020
München
TERRITORY Influence ist Europas größter Anbieter für Influencer Marketing. Mit über 4 Millionen registrierten Influencern in 14 Ländern Europas bieten wir als einziger die gesamte Bandbreite von Nano-, Micro-, Macro- und Star-Influencern. Der Zusammenschluss von trnd und InCircles zu TERRITORY INFLUENCE macht es uns möglich, schnell und zielgerichtet individuelle Influencer-Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln. Dabei betreuen und beraten wir unsere Kunden bei ihren Marketing-Herausforderungen mit Leidenschaft und hohen Qualitätsansprüchen. TERRITORY Influence freut sich auf Dich als Office Manager / Teamassistent (m/w/d) ab sofort // Voll- oder Teilzeit // befristet auf 1 Jahr // München Das sind Deine Aufgaben: Mit einem Lächeln auf den Lippen empfängst Du unsere Gäste, Kunden und Kollegen Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und kümmerst Dich um unser Travel Management Du bearbeitest unsere Post, betreust das zentrale Telefon und den zentralen E-Mail Eingang Du trägst zu unserem Wohlfühlklima bei, indem Du jederzeit den Überblick über unsere Office Ausstattung (z.B. Getränke, Obst und Büromaterial) hast Mit der Organisation von spannenden Teamevents trägst Du Deinen Teil zu einer guten Work Life Balance bei Du bist der Ansprechpartner für externe Dienstleister (z.B. Hausverwaltung, Handwerker) Du übernimmst allgemeine organisatorische Aufgaben und Projekte und unterstützt damit unser Team Das bringst Du mit: Du bist ein Organisations- und Kommunikationstalent Du bist engagiert, und denkst und handelst proaktiv Du bist ein Teamplayer Du sprichst und schreibst sehr gut Deutsch und gut Englisch Du gehst sicher mit MS Office um Das bieten wir Dir: Ein sympathisches und internationales Team mit Hands On-Mentalität Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur Ein Aufgabengebiet mit viel Abwechslung und wenig Langeweile bei Europas größtem Anbieter für Influencer Marketing Ein ausführliches Onboarding und Feedbackgespräche Ein modernes und großzügiges Büro in Schwabing, frisches Obst, einen Tischkicker, eine Auswahl an Getränken - und guten Kaffee
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Mitarbeiter (m/w/d) Office-Management / Travel-Management

Fr. 21.02.2020
Eschborn, Taunus
Die VERTIKOM Sales ist Teil der VERTIKOM Group und gehört damit zur viertgrößten inhabergeführten Kommunikationsagentur in der DACH-Region. Mitarbeiter (m/w/d) Office-Management / Travel-Management Du bist kommunikativ, verantwortungsbewusst und teamorientiert? Dann bist Du unser neuer Mitarbeiter Office-Management/ Travel-Management (m/w/d) der Vertikom Sales GmbH am Standort in Eschborn. Unterstütze uns bei unserer Erfolgsgeschichte. Bedienung der Telefonzentrale – Annahme und Weiterleitung von eingehenden Telefonaten Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen Du bist Ansprechpartner für das Travel-Management Verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und Betreuung Bearbeitung des Postein- und ausgangs inkl. Sonderversandtätigkeiten Verantwortlich für das gesamte Reisemanagement inkl. Reisekosten- und Spesenabrechnungen Lieferantenmanagement Führung und Verwaltung des Kassenbuchs Einkauf von Büromaterialien Verwaltungstätigkeiten (KFZ, IT, Büromaterial, Inventar, etc.) Allgemeine administrative Aufgaben und Empfangstätigkeiten Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit mind. 2 Jahren Berufserfahrung am Empfang und im Backoffice Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität Sehr gute Kenntnisse der aktuellen Standardsoftware, insbesondere MS Office Strukturierte, ergebnisorientierte Arbeitsweise Aufgeschlossene, freundliche und zuvorkommende Persönlichkeit Du bist umgeben von netten Mitarbeitern und Kollegen sowie Vorgesetzten, die Dir einen freien Gestaltungsspielraum geben Ein moderner Arbeitsplatz in einer führenden Agentur mit tollen Büroflächen im Loftwerk in Eschborn Ausstattung mit aktuellen Firmenhandy und Laptop, flexible Arbeitszeiten
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Office Management Assistant

Di. 18.02.2020
Howald
The Dennemeyer Group is a global full-service provider for the protection and management of Intellectual Property rights with over 55 years of experience. With 20+ offices on all continents, the group manages nearly three million Intellectual property rights of more than 3,000 clients. The service portfolio comprises legal services (Dennemeyer & Associates), IP management software and payment services (Dennemeyer IP Solutions), IP consulting (Dennemeyer Consulting) as well as automated semantic patent search and analysis services (Dennemeyer Octimine). The Dennemeyer Group has been setting benchmarks for all services and software solutions in the IP industry for more than half a century. Dennemeyer evolved very rapidly into the world’s most comprehensive full-service provider for the protection and management of Intellectual Property rights: from IP law firm services (Dennemeyer & Associates), software and management services (Dennemeyer IP Solutions) right down to IP consulting (Dennemeyer IP Consulting). Office Management Assistant (f/m/d), Full Time administrative support in facility management (key programming, document filing, responsibility for the Dennemeyer organization mail address, etc.) handling of errands in coordination with Facility Management coordination and ordering of office supplies, coffee, etc. temporary help at the Front desk if necessary possible support in visitor management fleet management coordination and organization of evacuation exercises, safety training, etc. ensure compliance with health and safety standards and industry codes coordinate intra-office moves supervise maintenance and repair of facilities and equipment oversee facility refurbishment and renovations coordinate and monitor activities of contract suppliers a degree in the administrative field  German, French and English are mandatory working knowledge of procurement and contracts sound knowledge of health, safety and environmental regulations experience in construction, maintenance and all facets of facility operations solid computer and systems knowledge communication skills planning and organizational skills negotiation skills problem analysis customer service orientation adaptability team work Develop and customize your long time career within a fast growing multinational company. Enjoy working in multicultural teams and contribute to a diverse and international working environment. Take the opportunity to act independently and entrepreneurial in your area of responsibility and profit from flat hierarchies and short decision-making processes. Work with dynamic and energetic professionals in a challenging and knowledge-based environment, which is characterized by partner-like collaboration at eye level. Celebrate success together as one team at our various corporate events. Attend a tailor-made onboarding program as well as individual training & development opportunities. Contribute through your personality and your daily work to make an impact on our business, corporate culture, society and environment. Every day, your work will make an impact that matters, while you thrive your personal growth and development in a strong entrepreneurial environment. In a dynamic culture of inclusion, collaboration and high performance with plenty of room for your creative ideas, you will set an excellent foundation for your future career development within the Dennemeyer Group. As an outstanding full-service provider in the IP Industry, the Dennemeyer Group is where you will find unique opportunities to succeed and realize your full potential. Dennemeyer is an Equal Opportunity Employer. Dennemeyer does not discriminate on the basis of race, religion, color, sex, gender identity or expression, sexual orientation, age, non-disqualifying physical or mental disability, national origin, veteran status or any other basis covered by appropriate law. All employment is decided on the basis of qualifications, merit, and business need.
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