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Office-Management | Öffentlicher Dienst & Verbände: 4 Jobs

Berufsfeld
  • Office-Management
Branche
  • Öffentlicher Dienst & Verbände
Berufserfahrung
  • Mit Berufserfahrung 3
  • Ohne Berufserfahrung 2
Arbeitszeit
  • Teilzeit 2
  • Vollzeit 2
Anstellungsart
  • Feste Anstellung 3
  • Ausbildung, Studium 1
Office-Management
Öffentlicher Dienst & Verbände

Referent*in Office Management & Administration

Di. 19.05.2020
München
Ärzte der Welt e.V. ist die deutsche Sektion der internationalen humanitären Organisation Médecins du Monde/Doctors of the World. Das Netzwerk leistet medizinische Hilfe für Menschen, die keinen ausreichenden Zugang zu Gesundheitsversorgung haben – weltweit und unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder politischer Überzeugung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Referent*in Office Management & Administration mit 25 bis 30 Wochenstunden in der Abteilung Finanzen und Verwaltung. Sie besetzen den Empfang und sind somit erste*r Ansprechpartner*in u.a. für Lieferanten und Besucher*innen. Sie erledigen die allgemeine (Geschäfts-)Korrespondenz, verteilen die Post, beantworten die zentrale Telefonanlage und unterstützen die Abteilungen bei Verwaltungsaufgaben. Sie bearbeiten verantwortlich die Reisekostenabrechnungen unserer Mitarbeiter*innen. Sie arbeiten eng mit dem Finanzbereich zusammen und unterstützen bei der vorbereitenden Finanzbuchhaltung einschließlich der Kassenführung. Sie kümmern sich um die Logistik und Bestellungen für den allgemeinen Bürobedarf bzw. für einzelne Abteilungen und entwicklen unsere interne Beschaffungsrichtlinie weiter. Sie sind Ansprechperson für die Hausverwaltung, den Reinigungsservice, Lieferanten sowie IT- und Telekommunikationsdienstleister. Sie sind zuständig für das Versichungs- und Vertragsmanagement der Organisation. Sie organisieren Teamevents, Betriebsausflüge, Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen inklusive Verpflegung. Sie unterstützen Projekte im Bereich Finanzen, Personal und Administration. Ihr Fachliches Profil Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie haben buchhalterische Grundkenntnisse und sind idealerweise vertraut mit Buchhaltungsprogrammen. Sie haben einen sicheren Umgang mit MS-Office Programmen. Sie sprechen fließend Deutsch und verfügen über sehr gute englische Sprachkenntnisse. Ihr Persönliches Profil Sie behalten den Überblick, arbeiten proaktiv, selbstständig, akkurat und strukturiert. Sie arbeiten gerne im Team, sind kommunikationsstark und haben Freude am Umgang mit Menschen. Sie können sich für die Arbeit in einer Non-Profit-Organisation begeistern und identifizieren sich mit den Werten unserer Organisation. Eine fundierte und praxisnahe Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen. Hohe Kollegialität und Einbindung in ein sympathisches Team. Ein dynamisches Gehaltsmodell, jährliches Weiterbildungsbudget und Weiterbildungstage. Ein unbefristetes Anstellungsverhältnis. Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten sowie 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche).
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Assistenz (m/w/d) des ersten Bürgermeisters

Sa. 16.05.2020
Lauf
Die HAPEKO HR Executive Consultants sind die ersten Ansprechpartner für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 15 Standorten vertreten. Für unseren Klienten, die Stadt Lauf a. d. Pegnitz, welche als moderner und attraktiver Arbeitgeber gilt und dafür sorgt, ihren Bürgerinnen und Bürgern ein lebenswertes Zusammenleben zu bieten, suchen wir exklusiv und ab sofort eine erfahrene und loyale Assistenz (m/w/d) des ersten Bürgermeisters. Wenn Sie bereits fundierte Erfahrungen in einer vergleichbaren Position vorweisen, strukturiert arbeiten können und von einer proaktiven Arbeitsweise geprägt sind, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen! Der Einsatzort: Stadt Lauf a. d. Pegnitz Organisation des Büroalltags sowie Terminmanagement des ersten Bürgermeisters Priorisierung von Aufgaben und Entlastung Ihres Vorgesetzten Gewährleistung einer optimalen Erreichbarkeit sowie Vorbereitung von Veranstaltungen und Terminen Schnittstelle zwischen der Behördenleitung und internen / externen Ansprechpartnern Administrative Aufgaben der Behördenleitung Vertretung im Sitzungsdienst Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbares Studium Fundierte, mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position Eine proaktive, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit der Selbstorganisation Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität sowie ein freundliches und sicheres Auftreten Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen und eine sichere Bedienbarkeit anderer gängiger, zeitgemäßerTools (z.B. Skype, o.ä.) Eine unbefristete Stelle in Vollzeit nach dem TvöD (Eingruppierung in EG 9a) Eine zukunftssichere Festanstellung innerhalb einer angesehenen mittelfränkischen Kommune Betriebliche Altersvorsorge mit Jahressonderzahlung sowie weitere Zusatzleistungen (z.B. "Stadt Lauf Card")
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Ausbildung Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)

Fr. 15.05.2020
Nürnberg
Wir suchen am Ausbildungsort Nürnberg zum 01. September 2021 engagierte Auszubildende aller Nationalitäten für den Ausbildungsberuf Kaufleute für Büromanagement. Als Kompetenzzentrum für Migration und Integration in Deutschland ist das Bundesamt nicht nur zuständig für die Durchführung von Asylverfahren und den Flüchtlingsschutz, sondern auch Motor der bundesweiten Förderung der Integration. Zur Bandbreite der Aufgaben gehört auch die Migrationsforschung. Unsere Zentralabteilung befasst sich schwerpunktmäßig mit Personalmanagement, Finanzmitteln und Organisation.Schwerpunkte im Rahmen der praktischen Ausbildung sind: Personalwesen, Integration, Asyl, Öffentlichkeitsarbeit, Haushalts- und Rechnungswesen, Materialbeschaffung, Textverarbeitung, Verwaltungsverfahren und Rechtsanwendung, Informationsverarbeitung sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben. Der theoretische Teil der Ausbildung wird in der Berufsschule und durch Behördeninternen Schulungen vermittelt. Teamfähigkeit, Flexibilität Mindestens einen qualifizierten Hauptschulabschluss Notendurchschnitt von 3,0 und besser in den Fächern Deutsch, Mathematik und Englisch Bereitschaft zu Einsätzen in unseren bundesweiten Liegenschaften Gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau mind. C1 oder vergleichbar) Diversity-Kompetenz Eine vielfältige Ausbildung mit Zukunft und gute Übernahmechancen Abwechslungsreiche Aufgaben in den Bereichen Migration und Integration Ein interkulturelles Arbeitsumfeld Die Möglichkeit eines Auslandspraktikums Kooperation mit Wirtschaftsunternehmen und anderen Behörden Überdurchschnittlich hohe Ausbildungsvergütung
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Verwaltungskoordinator (m/w/d) im Pastoralen Raum KvS

Di. 12.05.2020
Hamburg
Das Erzbistum Hamburg umfasst Hamburg, Schleswig-Holstein und den Landesteil Mecklenburg. Das Erzbischöfliche Generalvikariat ist die zentrale Verwaltungseinheit, Aufsichtsbehörde und Beratungsinstanz für die nachgeordneten kirchlichen Körperschaften und Institutionen: die Pastoralen Räume, katholischen Schulen sowie zahlreiche kirchliche und caritative Einrichtungen. Für die Abteilung Pfarreien mit Dienstsitz in der Pfarrei Katharina von Siena im Pastoralen Raum suchen wir schnellstmöglich einen engagierten Mitarbeitenden (m/w/d) als Verwaltungskoordinator (m/w/d) Die Stelle ist unbefristet und in Teilzeit (19,5 Std./Woche). Koordinierung der Verwaltungsprozesse der Pfarrbüros sowie die Leitung des Gemeinsamen Büros Übernahme von Verwaltungsaufgaben  des Pfarrers im Tagesgeschäft inkl. Fragen der Personalverwaltung nach Absprache und auf Zuweisung laufende Abstimmung und enge Zusammenarbeit mit dem Pfarrer und dem Kirchenvorstand bzw. den Fachausschüssen und den Vorsitzenden der Fachausschüsse, insbesondere bei  der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen inkl. Sitzungsteilnahme Vorbereitung, Koordinierung, interne Umsetzung der Gremienbeschlüsse sowie von Geschäften der laufenden Verwaltung Unterstützung beim Finanzcontrolling und bei der Erarbeitung der Jahresabschlüsse und der Haushaltspläne. Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. im Verwaltungsbereich Bereitschaft zur Fortbildung Erfahrungen im Finanz-, Buchhaltungswesen sowie im Personalwesen Kenntnisse der Grundlagen kirchlicher Verwaltung / die Bereitschaft sich diese anzueignen Fundierte Kenntnisse der MS-Office Anwendungen Kommunikationsstärke, Engagement und Organisationstalent Bereitschaft zur Ausübung von Tätigkeiten außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, Reisebereitschaft Wünschenswert: Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche (ACK) und Identifikation mit den christlichen Werten. Eigenverantwortliche, vielseitige und interessante Tätigkeit Möglichkeit Ihren Aufgabenbereich mit zu entwickeln Flexible Arbeitszeiten Fortbildungs- & Qualifizierungsmaßnahmen Vergütung nach der Dienstvertragsordnung (DVO) des Erzbistums Hamburg (analog zum TVÖD VKA), Entgeltgruppe 9a Zusatzversorgung durch die Kirchliche Zusatzversorgungskasse KZVK sowie weitere Sonderleistungen nach der Dienstvertragsordnung.
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